Dobré psaní
On 28 září, 2021 by admin4.3 Dobré psaní
Cíle výuky
- Identifikovat šest základních vlastností, které charakterizují dobré obchodní psaní.
- Identifikovat a vysvětlit rétorické prvky a kognitivní strategie, které přispívají k dobrému psaní.
Jedním z častých zájmů je jednoduše odpovědět na otázku, co je dobré psaní? Jak budeme postupovat při studiu písemné obchodní komunikace, pokusíme se na ni odpovědět. Uvědomte si však, že zatímco otázka může být jednoduchá, odpověď je složitá. Edward P. BaileyBailey, E. (2008). Psaní a mluvení. New York, NY: McGraw-Hill. nabízí několik klíčových bodů, které je třeba si zapamatovat.
Dobré obchodní psaní
- se řídí pravidly,
- snadno se čte a
- přitahuje čtenáře.
Podívejme se na tyto vlastnosti podrobněji.
První bod E. Baileyho je bodem, který vyvolává poměrně dost diskusí. Jaká jsou pravidla? Závisí „pravidla“ na očekávání publika nebo na průmyslových standardech, na tom, co vás naučil učitel angličtiny, nebo se odrážejí v úžasném psaní autorů, na které můžete poukazovat jako na pozitivní příklady? Odpověď zní „všechno z výše uvedeného“ s jedním upřesněním. Může se stát, že bude nutné vyvážit očekávání publika a oborové normy pro daný dokument, a možná budete muset najít rovnováhu nebo kompromis. BaileyBailey, E. (2008). Psaní a mluvení. New York, NY: McGraw-Hill. poukazuje na zdravý rozum jako na jedno ze základních kritérií dobrého psaní, ale zdravý rozum je výsledkem zkušeností. Při hledání rovnováhy je rozhodujícím faktorem porozumění čtenáře. Správné použití středníku nemusí být tím, co je potřeba k tomu, aby věta fungovala. Vaše čtenářská obec by měla nést mimořádnou pozornost ve všem, co píšete, protože bez ní nebudete mít mnoho dalších psacích úkolů.
Když říkáme, že dobré psaní se řídí pravidly, nemyslíme tím, že spisovatel nemůže být kreativní. Stejně jako student umění potřebuje vědět, jak nakreslit scénu ve správné perspektivě, než může „porušit pravidla“ tím, že perspektivu „ohne“, tak i spisovatel potřebuje znát pravidla jazyka. Dobrá znalost toho, jak správně používat slova, tvořit věty se správnou gramatikou a sestavovat logické odstavce, jsou dovednosti, které spisovatel může využít bez ohledu na zadání. I když některá obchodní prostředí mohou vyžadovat konzervativní psaní, existují jiné oblasti, kde je kreativita nejen povolena, ale přímo nařízena. Představte si, že pracujete v reklamní agentuře nebo ve firmě zabývající se vývojem softwaru; v takových situacích je úspěchem vyjádření nových, neokoukaných nápadů. Dodržováním pravidel jazyka a správného psaní může autor tyto tvůrčí myšlenky vyjádřit formou, která vyzní jasně a podporuje porozumění.
Podobně platí, že psaní, které je snadno čitelné, není totéž co „hloupé“ nebo zjednodušené psaní. Co je snadno čitelné? Pro mladé publikum možná budete muset používat přímé a jednoduché výrazy, ale ignorovat jejich používání jazyka znamená vytvářet umělou a zbytečnou bariéru. Příklad odkazující na Miley Cyrus může u jednoho čtenářského publika fungovat a u jiného propadnout. Profesně specifické termíny mohou sloužit cennému účelu, když píšeme o přesných pojmech. Ne každý bude rozumět všem termínům v dané profesi, ale pokud je vaše publikum do značné míry gramotné v termínech daného oboru, pomůže vám používání oborových termínů navázat vztah se čtenáři.
Skutečně vynikající spisovatel je ten, kdo dokáže vysvětlit složité myšlenky tak, aby jim čtenář rozuměl. Někdy může snadnost čtení pramenit z toho, že spisovatel zvolí brilantní ilustrativní příklad, aby se k věci vyjádřil. V jiných situacích to může být spisovatelovo začlenění definic do textu tak, aby byl význam neznámých slov jasný. Může jít také o volbu dynamických, konkrétních sloves, z nichž je zřejmé, co se děje a kdo děj vykonává.
Třetí bod se podle Baileyho týká zájmu čtenáře. Budou ho chtít číst? Touto otázkou by se měla řídit většina toho, co píšete. Stále více informací získáváme ze svého okolí prostřednictvím vizuálních, sluchových a multimediálních kanálů, od YouTube přes streamovaný zvuk až po sledování zpráv online. Někteří tvrdí, že to vedlo ke snížení pozornosti při čtení, což znamená, že autoři musí čtenáře oslovit krátkými, údernými větami a chytlavými frázemi. Stále však existuje spousta lidí, kteří se rádi ponoří do čtení zajímavého článku, návrhu nebo marketingového článku.
Snad nejuniverzálnější strategií, jak upoutat pozornost čtenáře, je uvést, jak může váš text uspokojit jeho potřeby. Pokud váš dokument poskytuje informace, které mají odpovědět na nějakou otázku, vyřešit nějaký problém nebo vysvětlit, jak zvýšit zisky či snížit náklady, můžete to uvést hned na začátku. Tím, že začnete strategií „co z toho budu mít“, dáte svému publiku důvod, aby se zajímalo o to, co jste napsali.
Další vlastnosti dobrého psaní
K výše uvedenému seznamu od Baileyho přidejme několik dalších vlastností, které definují dobré psaní. Dobré psaní
- splňuje očekávání čtenáře,
- je jasné a stručné,
- je účinné a efektivní.
Aby autor splnil očekávání čtenáře, musí pochopit, kdo je jeho zamýšleným čtenářem. V některých obchodních situacích píšete pouze jedné osobě: svému šéfovi, spolupracovníkovi v jiném oddělení nebo jednotlivému zákazníkovi či prodejci. Pokud danou osobu dobře znáte, může pro vás být stejně snadné psát jí, jako když píšete vzkaz svému rodiči nebo spolubydlícímu. Pokud danou osobu neznáte, můžete alespoň učinit určité rozumné předpoklady o jejích očekáváních na základě pozice, kterou zastává, a jejího vztahu k vaší práci.
V jiných situacích můžete psát dokument, který bude číst skupina nebo tým, celé oddělení nebo dokonce velké množství zcela cizích lidí. Jak můžete předvídat jejich očekávání a přizpůsobit tomu svůj písemný projev? Přirozeně se chcete o svém pravděpodobném publiku dozvědět co nejvíce. To, kolik a jakých informací se můžete dozvědět, se bude lišit podle situace. Pokud například píšete obsah webových stránek, možná se s lidmi, kteří stránky navštíví, nikdy nesetkáte, ale můžete předvídat, proč by je stránky měly přitahovat a co by na nich očekávali. Kromě poznání publika vám jasné pochopení zadání a účelu psaní pomůže splnit očekávání čtenářů.
Naše doplnění pátého bodu týkajícího se jasného a stručného psaní odráží rostoucí tendenci v obchodním psaní eliminovat chyby. Chyby mohou zahrnovat chyby spojené s produkcí, od psaní až po úpravy a reakce čtenářů. Vaše dvojí cíle týkající se jasného a stručného psaní poukazují na hlavní cíl napříč komunikací: věrnost. Tento pojem zahrnuje náš cíl přesně sdělit všechny zamýšlené informace s minimem poruch signálu nebo sdělení či chybné interpretace. Navrhování dokumentů, včetně psaní a prezentace, tak, aby se snížilo rozbití sdělení, je důležitou součástí efektivní obchodní komunikace.
Tím se naše diskuse dostává k efektivitě. Den má jen dvacet čtyři hodin a stále častěji se po nás chce, abychom zvládli více s menším úsilím, přičemž kratší termíny jsou téměř zaručeny. Jak jako spisovatel splníte stále se zvyšující očekávání? Každý spisovatelský úkol vyžaduje jasné pochopení cílů a požadovaných výsledků, a pokud je některý z těchto dvou aspektů nejasný, může být efektivita vašeho psaní ohrožena. Přepisování vyžaduje čas, který možná nemáte, ale budete si ho muset udělat, pokud zadání nebylo napoprvé provedeno správně.
Jak jsme již dříve uvedli, zvyk číst podobné dokumenty před zahájením procesu psaní vám může pomoci vytvořit si mentální šablonu požadovaného produktu. Pokud v duchu vidíte, co chcete napsat, a máte perspektivu podobných dokumentů v kombinaci s potřebami publika, můžete psát efektivněji. Vaše písemné dokumenty jsou produkty a budou vyžadovány podle plánu, který ovlivňuje vaše spolupracovníky a podnikání. Vaše schopnost efektivně vytvářet efektivní dokumenty je soubor dovedností, které přispějí k vašemu úspěchu.
Náš šestý bod posiluje tuto myšlenku s důrazem na efektivitu. Co je efektivní psaní? Je to psaní, které úspěšně plní svůj účel. Pochopení účelu, cílů a požadovaných výsledků vašeho písemného úkolu vám pomůže tohoto úspěchu dosáhnout. Váš zaměstnavatel může chtít, aby úvodní prodejní dopis vedl ke zvýšení počtu prodejních kontaktů nebo potenciálních kontaktů pro následná opatření vedoucí k prodeji. Vaše publikum nemusí dokument vnímat z této perspektivy, ale bude jej číst s myšlenkou: „Jak mi to pomůže vyřešit problém X?“. Pokud splníte oba cíle, vaše psaní se blíží účinnosti. Zde je efektivita kvalifikována slovem „blížící se“, aby se poukázalo na to, že psaní je proces i produkt a vaše psaní bude neustále vyžadovat úsilí a pozornost věnovanou revizi a zlepšování.
Retorické prvky a poznávací strategie
Jiným přístupem k definici dobrého psaní je podívat se na to, jak naplňuje cíle dvou známých systémů v komunikaci. Jeden z těchto systémů zahrnuje tři klasické prvky rétorikyUmění prezentovat argument. nebo umění prezentovat argument. Těmito prvky jsou logos (logika), étos (etika a důvěryhodnost) a patos (emocionální apel), které poprvé navrhl starořecký učitel Aristoteles. Ačkoli se rétorika často uplatňuje v ústní komunikaci, zejména při veřejném vystupování, je také základem dobrého psaní.
Druhá skupina cílů zahrnuje tzv. kognitivní strategieZpůsoby formulování, vyjadřování a prezentace sdělení publiku. neboli způsoby podpory porozumění,Kostelnick, C., & Roberts, D. (1998). Navrhování vizuálního jazyka: Strategie pro profesionální komunikátory (s. 14). Needham Heights, MA: Allyn & Bacon. vyvinul v posledních desetiletích Charles Kostelnick a David Rogers. Stejně jako rétorické prvky lze i kognitivní strategie uplatnit při veřejném vystupování, ale jsou užitečné i při rozvoji dobrého psaní. V tabulce 4.2 „Rétorické prvky a kognitivní strategie“ jsou popsány tyto cíle, jejich účel a příklady, jak je lze realizovat v obchodním psaní.
Tabulka 4.2 Rétorické prvky a kognitivní strategie
| Aristotelovy rétorické prvky | Kognitivní strategie | Soustředění | Příklad ve Obchodní psaní |
|---|---|---|---|
| Logika | Jasnost | Jasné porozumění | Ve společnosti bude koncem týdne učiněno oznámení, ale chtěl jsem vám osobně sdělit, že k prvnímu dni příštího měsíce opouštím svou pozici a přijímám tříleté přidělení do naší singapurské kanceláře. Jakmile budou k dispozici další podrobnosti o řízení vašeho účtu, podělím se o ně s vámi. |
| Konference | Klíčové body | V zítřejším konferenčním hovoru chce Sean představit nové členy týmu, nastínit harmonogram a rozpočet projektu a objasnit odpovědnost každého z nich při plnění našich cílů. | |
| Uspořádání | Pořadí, hierarchie, umístění | Naše oddělení má maticovou strukturu. Máme tři skupiny pro vývoj výrobků, jednu pro každou kategorii výrobků. Dále máme výrobní skupinu, finanční skupinu a prodejní skupinu; ke každé ze tří kategorií výrobků jsou přiřazeni jiní členové skupiny. V rámci maticové struktury je naše struktura plochá, což znamená, že nemáme žádné vedoucí skupiny. Všichni jsou podřízeni Beth, vedoucí oddělení. | |
| Etos | Důvěryhodnost | Charakter, důvěra | Znám Jesseho a pracuji s ním více než pět let, proto ho mohu vřele doporučit na místo svého poradce. Kromě vynikající kvalifikace je Jesse známý svou obětavostí, poctivostí a starostlivým přístupem. Pro své klienty vždy udělá něco navíc. |
| Očekávání | Normy a očekávané výsledky | Jak je v našem oboru obvyklé, veškeré zboží zasíláme FOB našeho skladu. Ceny jsou uvedeny bez jakýchkoli federálních, státních nebo místních daní. Platební podmínky jsou čisté 30 dní od data vystavení faktury. | |
| Reference | Zdroje a referenční rámce | Podle článku v Business Week z 15. října 2009 je Doosan jedním z největších obchodních konglomerátů v Jižní Koreji. | |
| Patos | Tón | Vyjádření | Věru nemám slov, abych vyjádřil, jak jsem vám vděčný za veškerou podporu, kterou jste mně a mé rodině poskytli v této těžké chvíli. Jste nejlepší. |
| Důraz | Význam | Bylo nesmlouvavé, aby člen naší organizace vykřikoval přerušení, zatímco prezident mluvil. To, co se nyní musí stát – a dovolte mi, abych v tom měl jasno -, je okamžitá omluva. | |
| Vztah | Vztah | Věrní vojáci se zavazují, že nikdy neopustí padlého kamaráda na bojišti. |
Klíčový závěr
Dobrý písemný projev se vyznačuje správností, snadnou čitelností a přitažlivostí; splňuje také očekávání čtenářů a je jasný, stručný, účinný a efektivní. Rétorické prvky (logos, étos a patos) a kognitivní strategie (jasnost, stručnost, uspořádání, důvěryhodnost, očekávání, reference, tón, důraz a angažovanost) jsou cíle, kterých je v dobrém obchodním psaní dosaženo.
Cvičení
- Vyberte si obchodní psaní, které vás zaujme. Co vás přimělo k jeho přečtení? Podělte se o své myšlenky se spolužáky.
- Vyberte si kousek obchodního psaní a zhodnoťte ho podle vlastností dobrého psaní uvedených v této části. Myslíte si, že se tento písemný projev kvalifikuje jako „dobrý“? Proč, nebo proč ne? Diskutujte o svém názoru se spolužáky.
- Identifikujte v dokumentu étos, patos a logos. Podělte se o ně a porovnejte je se spolužáky.
Napsat komentář