10 postřehů k úspěšnému zavedení informačních systémů pro řízení BOZP

Při přípravě nadcházejícího výročního fóra pro lídry myšlení v oblasti informačních systémů pro řízení životního prostředí, zdraví a bezpečnosti se zamýšlíme nad poznatky z loňského programu. Sešly se zde nejlepší mozky a přední společnosti využívající MIS v oblasti BOZP, aby se podělily o osvědčené postupy, prozkoumaly společné problémy a zabývaly se získanými zkušenostmi. Bylo zřejmé, že tyto poznatky se zaměřují především na lidi a procesy, spíše než na software, aby mohli úspěšně implementovat manažerské informační systémy a posunout svou organizaci na další úroveň výkonnosti založené na informacích.

Rádi bychom se s vámi podělili o 10 nejzajímavějších poznatků z fóra 2017 pro všechny, kteří plánují nebo vedou podnikové programy MIS v oblasti BOZP, udržitelnosti, kvality nebo rizik.

Top Ten Lessons Learned

1. Přemýšlejte o širších souvislostech.

Položte si otázku, kde bude vaše organizace za deset let, a dovolte, aby tyto odpovědi pomohly řídit váš program. Systémy jsou nasazovány pouze z důvodu dosažení obchodních cílů. Jasné vymezení těchto cílů bude hnacím motorem celého procesu. Zůstaňte ve spojení s obchodními jednotkami a divizemi, abyste zajistili soulad s těmito cíli.

2. Rozšiřte svou síť.

Promluvte si s ostatními ve svém oboru nebo se skupinou kolegů o produktech, řešeních a dodavatelích, kteří se jim osvědčili – i o těch, kteří se jim neosvědčili. Je však důležité si uvědomit, že jen proto, že produkt, systém nebo dodavatel fungoval dobře nebo špatně u některého z vašich kolegů, neznamená to, že totéž bude platit i pro vaši implementaci. Pochopte, v čem spočívají potíže vašich kolegů na jejich cestě, protože všechny implementace jsou odlišné.

3. Zaměřte se na zlepšení před výměnou.

Při zvažování možností řešení vám mohou pomoci získané zkušenosti a interní bodování. Před pokračováním dialogů zúžte pole řešení pomocí přístupu založeného na datech. Začněte s firemním „seznamem přání“ pro zlepšení a změny stávajícího systému před zvažováním úplné náhrady – to snižuje úzkost a zlepšuje řízení změn. Tento proces tvorby seznamu přání se často nazývá analýza mezer. Zvažte raději více řešení než jedno velké, komplexní řešení, které může zanechat některé problémy.

4. Dokumentujte svou cestu.

Udržování kvalitní dokumentace – ideálně vytvořené vlastníky procesů a odborníky na danou oblast – v průběhu celého procesu implementace poskytuje historii a kontext pro pozdější období. Tyto poznámky umožňují transparentnost napříč všemi skupinami zúčastněných stran, neustálé zlepšování v průběhu procesu i po něm a rozvoj získaných zkušeností a strategií řízení změn.

5. Vést odvážně.

Silní lídři by měli odstraňovat překážky a činit těžká, ale nezbytná rozhodnutí. Vedoucí pracovníci hrají rozhodující roli při utváření kultury prostřednictvím vyřčených i nevyřčených slov. Absence silného vedení je prediktorem číslo jedna neúspěchů systémových programů.

6. Buďte agilní.

Používání metody podobné agilní metodě – včasné a časté pořádání přezkumů konfigurace s cílem identifikovat oblasti vyžadující konfiguraci a personalizaci klienta – šetří čas a úsilí od začátku do konce. Většina společností má od svého softwaru EHS MIS podobné požadavky a většina komerčních hotových variant splňuje základní potřeby „out of the box“, což umožňuje snadnou personalizaci klienta jako rozšíření standardních funkcí.

7. Využívejte uživatelské příběhy.

V rámci „agilního“ procesu nastavení systému EHS umožňuje získání uživatelských příběhů – spíše než technických požadavků na systém – projektovému týmu identifikovat potřeby a výchozí hodnoty. Po vytvoření uživatelských příběhů by měl tým seřadit příběhy podle priority a zeptat se: „Které příběhy jsou nejkritičtější? Které příběhy splňují a které nesplňují současné systémy? Jak lze s novým systémem zefektivnit současné procesy?“

8. Podívejte se znovu na své procesy a data.

Zaměřte se na flexibilní data, abyste mohli sladit systém se stávajícími procesy. Zvažte způsoby zefektivnění procesů a snížení vstupů vyhodnocením požadovaných výstupů – pokud se data neobjevují ve výkazech, proč jsou zachycována? Mnoho času a peněz se vynakládá na shromažďování, správu a integraci dat, která se nikdy nepoužijí.

9. Zavedení silného řízení programu.

Silné řízení programu definuje role a odpovědnosti, které jsou v meziorganizačních týmech klíčové. Účelem řízení programu je popsat konkrétní role a odpovědnosti vedení programu a jeho zúčastněných stran, přičemž se zaměřuje především na úroveň pravomocí a rozhodovací struktury. Často zahrnuje:

• Monitorování výsledků programu a zajištění dodržování přijatých osvědčených postupů.
• Monitorování opatření, která se zaměřují na strategické sladění; hodnocení investic; monitorování a kontrolu rizikových příležitostí a hrozeb přijatelných pro organizaci; a zajištění očekávaných přínosů v souladu s původním obchodním plánem.

Identifikace funkčních superuživatelů pomáhá procesu řízení změn tím, že má místní, interní, důvěryhodné „evangelisty“ nového systému. Toto pověření je rozhodující pro přijetí uživatelů.

.