Como Preparar um Cash Budget

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No seu nível mais básico, um orçamento é um plano para proprietários e gestores atingirem os seus objectivos para a empresa durante um período de tempo específico. Aprenda os conceitos fundamentais de orçamentos de caixa e avaliar seu orçamento mês a mês.

O QUE ESPERAR

Este Business Builder irá introduzi-lo aos conceitos fundamentais de orçamentos de caixa e delinear os passos necessários para preparar um orçamento de caixa para o seu negócio. Ele também lhe mostrará como avaliar seu orçamento mês a mês. Este Business Builder assume que uma demonstração de resultados e um balanço financeiro foram preparados para o seu negócio. As informações dessas demonstrações financeiras são parte integrante da criação de um orçamento. Sem esta informação, este Business Builder pode não ser tão útil como poderia ser.

O QUE VOCÊ DEVERÁ SABER ANTES DE INICIAR

No seu nível mais básico, um orçamento é um plano. É um plano para proprietários e gestores atingirem os seus objectivos para a empresa durante um período de tempo específico.

A preparação de um orçamento de caixa é uma importante tarefa de gestão. Enquanto algumas pequenas empresas podem ser capazes de sobreviver por um tempo sem orçamento, os proprietários de empresas experientes perceberão a sua importância. Um orçamento de caixa pode proteger uma empresa de não estar preparada para flutuações sazonais no fluxo de caixa ou preparar uma empresa para tirar vantagem de descontos de quantidade inesperados de fornecedores.

Embora existam outros tipos de orçamentos que podem ser preparados, como demonstrações financeiras projetadas ou pro forma, um orçamento de caixa é um plano de gestão para o fator mais importante da viabilidade de uma empresa – a sua posição de caixa. A posição de caixa de uma empresa determina como os fornecedores serão pagos, como um banqueiro responderá a um pedido de empréstimo, quão rápido uma empresa pode crescer, assim como influenciar diretamente os dividendos, aumenta o patrimônio líquido do proprietário, e a lucratividade.

Muitas pequenas empresas acham útil preparar orçamentos de caixa mensais e analisar quaisquer variações entre os valores orçados e os reais mensalmente. Isto permite que os proprietários e gestores de pequenas empresas se mantenham a par de qualquer uso inesperado de dinheiro.

Watch Out For…A criação de um orçamento de caixa requer que você faça estimativas (ou melhores palpites) sobre muitos aspectos diferentes da sua empresa e do ambiente em que ela opera. As vendas futuras dependerão de muitas coisas, entre as quais a concorrência, o clima económico local e as suas próprias operações internas e capacidade. Além disso, após as vendas serem estimadas, os custos potenciais também devem ser derivados. O importante a ter em mente ao chegar a estes números é que a experiência passada é importante, mas também a intuição. As estimativas que você precisará desenvolver devem ser baseadas na realidade e ainda conter uma dose de criatividade e, se necessário, otimismo.

Existem orçamentos, além do orçamento de caixa, que são importantes para a sua empresa. No entanto, o orçamento de caixa é um bom primeiro passo se você é novo no orçamento.

Um orçamento de caixa não pode ser criado em um vácuo. Antes e durante o processo de elaboração do orçamento, os empresários devem consultar os gestores de linha, fornecedores e pessoal chave para fazer o melhor palpite possível sobre a relação entre os objectivos para o período e o seu efeito nas receitas e despesas de caixa.

Porquê elaborar um orçamento de caixa?

Um orçamento de caixa é importante por uma variedade de razões. Por uma delas, ele permite que você tome decisões gerenciais em relação à sua posição de caixa (ou reserva de caixa). Sem o tipo de monitoramento imposto pelo processo de orçamentação, você pode não ter conhecimento do ciclo de caixa através do seu negócio. No final de um ano ou de um ciclo de negócios, uma série de orçamentos de caixa mensais irá mostrar-lhe quanto dinheiro está a entrar na sua empresa e a forma como está a ser utilizado. As flutuações sazonais serão esclarecidas.

Um orçamento de caixa também lhe permite avaliar e planear as suas necessidades de capital. O orçamento de caixa irá ajudá-lo a avaliar se há períodos durante o seu ciclo de operações quando você pode precisar de empréstimos a curto prazo. Ele também o ajudará a avaliar quaisquer necessidades de empréstimos a longo prazo. Basicamente, um orçamento de caixa é uma ferramenta de planejamento para decisões administrativas.

COMO CRIAR UM ORÇAMENTO DE CAIXA

Existem três componentes principais necessários para a criação de um orçamento de caixa. Eles são:

• Período de tempo
• Posição de caixa desejada
• Vendas e despesas estimadas

Período de tempo

A primeira decisão a tomar ao preparar um orçamento de caixa é decidir o período de tempo para o qual o seu orçamento será aplicado. Ou seja, você está preparando um orçamento para os próximos três meses, seis meses, doze meses ou algum outro período? Neste Business Builder, estaremos preparando um orçamento para 3 meses. No entanto, as instruções dadas são aplicáveis a qualquer período de tempo que você possa selecionar.

Posição de caixa

A quantia de caixa que você deseja manter em mãos dependerá da natureza do seu negócio, da previsibilidade das contas a receber e da probabilidade de oportunidades de rápida recuperação (ou ocorrências infelizes) que possam exigir que você tenha uma reserva significativa de caixa.

Você pode querer considerar sua reserva de caixa em termos de um certo número de dias de vendas. O seu processo de orçamentação irá ajudá-lo a determinar se, no final do período, tem uma reserva de caixa adequada.

Vendas e Despesas Estimadas

O conceito fundamental de um orçamento de caixa é estimar todas as futuras receitas e despesas de caixa que terão lugar durante o período de tempo. A estimativa mais importante que você fará, no entanto, é uma estimativa de vendas. Uma vez decidido isso, o resto do orçamento de caixa pode cair no lugar.

Se um aumento nas vendas de, por exemplo, 10% é desejado e esperado, várias outras contas devem ser ajustadas no seu orçamento. As matérias-primas, o estoque e os custos das mercadorias vendidas devem ser revisados para refletir o aumento das vendas. Além disso, você deve se perguntar se é necessário fazer algum acréscimo nas despesas de vendas ou nas despesas gerais e administrativas, ou o aumento das vendas pode ser tratado pelo excesso de capacidade atual? Além disso, como o aumento das vendas afetará os gastos com folha de pagamento e horas extras?

Em vez de aumentar cada item de despesa em 10%, é preciso considerar seriamente certas economias de escala que podem se desenvolver. Em outras palavras, talvez um fornecedor ofereça um desconto se você aumentar as quantidades em que você compra um determinado item ou, talvez, o aumento nas vendas possa ser facilmente acomodado pela força de vendas atual; todos esses tipos de considerações devem ser levadas em conta antes de você começar a fazer o orçamento. Cada tipo de despesa (como mostrado no cálculo de lucros e perdas) deve ser avaliado quanto ao seu potencial para aumentar ou diminuir. As suas estimativas devem ser baseadas na sua experiência na gestão do seu negócio e nos seus objectivos para o seu negócio ao longo do período de tempo para o qual o orçamento está a ser criado. No mínimo, as seguintes categorias de receitas de caixa esperadas e pagamentos em dinheiro esperados devem ser consideradas:

• Saldo de caixa:
• Recebimentos esperados de caixa
• Vendas em dinheiro
• Recebimentos de contas a receber
• Outras receitas
• Despesas esperadas de caixa:
• Matéria-prima (inventário)
• Pagamento
• Outras despesas directas:
• Publicidade
• Despesas de venda
• Despesa administrativa
• Despesa com plantas e equipamentos
• Outros pagamentos

Seguinte é uma descrição de cada item:

Saldo de caixa. O saldo de caixa é o seu dinheiro em caixa. Isto inclui o que está nas suas contas correntes, contas de poupança, dinheiro e quaisquer outras contas de caixa que você possa ter.

Vendas em dinheiro. Após chegar a um valor base de vendas a dinheiro, este deve ser ajustado para qualquer comércio ou outros descontos e para possíveis devoluções. Como dito anteriormente, o nível base de vendas (e de contas a receber) será determinado pelas projeções, metas e experiência passada da empresa.

Cobrança de contas a receber. Após o estabelecimento de um nível básico de contas a receber (baseado nas projeções de vendas), ele deverá ser ajustado para refletir o valor que realmente será pago durante o período. Os ajustes típicos para um pequeno negócio podem ser para assumir que 90% das contas a receber serão cobradas no trimestre em que as vendas ocorrerem, 9% serão cobrados no trimestre seguinte, e 1% permanecerá incobrável. Naturalmente, a experiência passada será o indicador mais confiável para fazer esses ajustes.

Outros rendimentos. A sua posição de caixa pode ser afetada positivamente por outras receitas que não as recebidas das vendas. Talvez haja investimentos, dividendos, ou um empréstimo esperado que estará introduzindo dinheiro à empresa durante o período de tempo. Estes tipos de fontes de caixa são referidos como “outras receitas”

Despesa esperada de caixa:

• Matérias-primas (inventário).

Para pequenas empresas retalhistas e fabricantes, a maior despesa de caixa é geralmente a quantia gasta com inventário ou matérias-primas. Mais uma vez, a experiência passada será o seu melhor indicador de futuras despesas de caixa. Mas não se esqueça de considerar quaisquer aumentos necessários para acompanhar as vendas previstas. Você também pode querer consultar os seus fornecedores para saber se são esperadas alterações de preços.

• Payroll.

Os salários são geralmente o segundo maior item de despesa durante um período contábil. Não se esqueça de incluir estimativas para todos os impostos locais, estaduais e federais apropriados.

• Outras despesas diretas.

Use este item de linha para qualquer despesa adicional que não se encaixe convenientemente sob os outros itens. Se você estiver fazendo pagamentos de um empréstimo, inclua-o aqui.

• Publicidade.

O papel da publicidade varia de acordo com o tipo de negócio. Se estiver a projectar um aumento nas vendas, existe alguma campanha de marketing ou publicidade de acompanhamento? Estes custos devem ser orçamentados. Inclua quaisquer despesas com impressão (brochuras, mailers e anúncios em jornais), rádio ou outros serviços publicitários.

• Despesas de venda.

Despesas de venda típicas incluem salários e comissões para o pessoal de vendas e despesas de escritório de vendas. Entretanto, esta rubrica também pode incluir qualquer despesa relacionada com viagens ou outras despesas de vendas não cobertas em outro lugar.

• Despesas administrativas.

As despesas gerais de escritório estão incluídas aqui. Isto incluirá suas despesas com serviços públicos, telefone, cópia e despesas diárias de escritório. A menos que grandes mudanças estejam em andamento, a experiência passada irá guiá-lo na avaliação de despesas administrativas futuras.

• Plantas e equipamentos.

Pagamentos em dinheiro para empréstimos de equipamentos, hipotecas, reparos ou outras manutenções devem ser incluídos aqui. A experiência passada será, mais uma vez, o seu guia.

• Outros pagamentos.

Se houver algum pagamento em dinheiro que você espera fazer que não esteja coberto na lista acima, inclua-os aqui. (Se eles forem repetíveis, você pode considerar adicionar um item separado.) No entanto, tipicamente, os pagamentos de juros e impostos caem aqui.

Aqui está um exemplo de um orçamento de caixa para um pequeno negócio:

O ORÇAMENTO DE CAIXA MUNDIAL
Para os três meses terminando em 31 de março, 200x

ItemJanFevMarçoBalanço de caixa inicial15.000-13.50020.000 Recebimentos Esperados de Caixa: Vendas à vista 20.00025.00030.000Recolhimento de contas a receber45.00055.00070.000Outras receitas005.000Total das receitas cobradas80.00066.500125.000 Pagamentos esperados à vista: Matérias-primas (ou inventário)50.00011.0005.000Mapa de pagamentos10.40010.40010.400Outras despesas diretas2.0002.0002.000Anúncios10.00000Despesa de vendas6.0008.0006.000Despesa administrativa4.5004.5004.500Despesas com plantas e equipamentos10,00010,00010,000Outros pagamentos600600600600600 Total das despesas de caixa93,50046,50038,500 Excedente (ou déficit)-13,500*20,000*86,500

* O saldo de caixa final torna-se o saldo de caixa inicial para o período seguinte.

Passo 1: Crie um orçamento de caixa para sua empresa por um período de três meses.

COMO ANALIZAR UM ORÇAMENTO DE CAIXA

A elaboração de um orçamento de caixa é apenas o primeiro passo para uma boa gestão financeira. O próximo passo é analisar para ver o quanto a empresa está se aproximando das expectativas. Ocorreu alguma saída de caixa inesperada? Se sim, a posição financeira da empresa é seriamente afectada?

Um método simples para monitorizar o orçamento de caixa é preparar um relatório orçamento-versus-actual de despesas reais e orçamentadas todos os meses. Este tipo de relatório é composto por três colunas. A primeira coluna mostra os valores orçados, a segunda coluna mostra o desempenho real da empresa, e a terceira coluna mostra a diferença em termos de uma porcentagem.

Below é um exemplo de relatório de orçamento de final de mês para a empresa fictícia Turtle Company.

Orçamento versus relatório real
Para maio de 200x

ItemOrçamentoVariânciaVariânciaVariânciaVariânciaVariânciaVariânciaVariância 5.0005.0000% Recibos de caixa: Vendas à vista20.00022.000110%Recolhimento de contas a receber15.00013.50090%Outras receitas00 Total caixa40.00040.500101% Pagamentos à vista: Matérias-primas (ou inventário)15.00015.000100%Contas a pagar7.2009.400130%Outras despesas directas500500100%Publicidade5001.000200%Despesa de venda1.5001.40093%Despesa administrativa500500100%Despesas com plantas e equipamentos5.0007,500150%Outros pagamentos00 Total de despesas de caixa30.20035.300116% Excedente (ou défice)9.8005.20053%

Como se pode ver, as despesas de caixa para folha de pagamento, publicidade e instalações e equipamentos excederam os valores orçamentados para a Empresa Tartaruga. Mas como a empresa analisa esses valores mensalmente, as mudanças podem ser feitas antes que o aumento das despesas se torne incontrolável. O uso de um orçamento versus relatório real permite aos proprietários identificar como as entradas e saídas de caixa reais variam das expectativas e fazer ajustes.

Passo 2: Se os dados estiverem disponíveis, construa um orçamento versus relatório real para o seu negócio.

CONCLUSÃO

Este Business Builder concentra-se na criação de um orçamento de caixa para o seu negócio. Enquanto existem vários outros tipos de orçamentos que podem ser preparados, os proprietários de pequenas empresas devem prestar muita atenção à sua posição de caixa e criar um orçamento de caixa para a sua empresa. Preparar um orçamento mensal versus relatório real dará aos proprietários de pequenas empresas a informação que necessitam para tomar decisões importantes sobre a posição de caixa da sua empresa.

CHECKLIST

___ Ao preparar o seu orçamento de caixa, lembrou-se de fazer do saldo de caixa final o saldo de caixa inicial para o próximo período?

___ Ao estimar as despesas em dinheiro, você se lembrou de considerar qualquer material adicional, mão-de-obra ou outras despesas para as vendas projetadas?

___ A sua meta de vendas para o período é realista?

___ Você se lembrou de ajustar contas a receber por possíveis valores incobráveis?

___ As despesas com folha de pagamento incluem impostos?

RESULTADOS

Livros

Decisão financeira: A CPA/Attorney’s Perspective, de David L. Fraley. (PSI Research/Oasis Press, 1998).

Fundamentals of Financial Management, 11ª ed. por James C. Van Horne e John Martin Wachowicz. (Prentice Hall, 2001).

Mandbook of Budgeting, 4ª ed., de Robert Rachlin. (Wiley, 2000).

Handbook of Financial Analysis for Corporate Managers, edição revisada por Vincent Muro. (AMACOM, 1998).

Writer: E. Bond