Como melhorar a sua escrita de negócios

Você provavelmente escreve no trabalho o tempo todo: propostas aos clientes, memorandos aos executivos seniores, um fluxo constante de e-mails para os colegas. Mas como você pode garantir que sua escrita seja tão clara e eficaz quanto possível? Como você faz sua comunicação se destacar?

O que os especialistas dizem
Os gerentes com pouco tempo podem pensar que melhorar sua escrita é um exercício entediante ou até mesmo frívolo. Mas saber formar uma frase interessante e inteligente é essencial para comunicar eficazmente, ganhar negócios e diferenciar-se. “Como Marvin Swift disse memoravelmente, escrever claramente significa pensar claramente”, disse Kara Blackburn, professora sênior em comunicação gerencial na MIT Sloan School of Management. “Você pode ter todas as grandes idéias do mundo e se você não conseguir se comunicar, ninguém vai ouvi-las”. Felizmente, todos têm a capacidade de melhorar, diz Bryan Garner, autor de “The HBR Guide to Better Business Writing”. A escrita eficaz “não é um dom com o qual você nasce”, diz ele. “É uma habilidade que você cultiva.” Aqui está como escrever de forma simples, clara e precisa.

Pense antes de escrever
Antes de colocar a caneta no papel ou as mãos no teclado, considere o que você quer dizer. “O erro que muitas pessoas cometem é começarem a escrever prematuramente”, diz Garner. “Eles trabalham os pensamentos enquanto escrevem, o que torna a sua escrita menos estruturada, meandrosa e repetitiva.” Pergunte a si mesmo: O que o meu público deve saber ou pensar depois de ler este e-mail, proposta ou relatório? Se a resposta não for imediatamente clara, você está se movendo muito rápido. “Afaste-se e passe mais tempo coletando seus pensamentos”, aconselha Blackburn.

Sejam diretos
Ponham seu ponto bem na frente. Muitas pessoas acham que o estilo de escrita e a estrutura que desenvolveram na escola não funcionam tão bem no mundo dos negócios. “Uma das grandes doenças da escrita empresarial é adiar a mensagem para a parte do meio da escrita”, diz Garner. Ao apresentar sucintamente sua idéia principal primeiro, você economiza tempo de leitura e aguça sua argumentação antes de mergulhar na maior parte da sua escrita. Ao escrever memorandos e propostas mais longas, Garner sugere declarar a questão e propor a solução em “não mais do que 150 palavras” no topo da primeira página. “Adquira um jeito de resumir”, diz ele. “Se o seu abridor não é bom, então a peça inteira da escrita não será boa”

Cortar a gordura
Não “use três palavras quando uma seria boa”, diz Blackburn. Leia sua escrita através de olhos críticos, e certifique-se de que cada palavra funciona para o seu ponto maior. Corte cada palavra ou frase desnecessária. Não há necessidade de dizer “consenso geral de opinião”, por exemplo, quando “consenso” serve. “No momento em que os leitores sentem que um pedaço de escrita é verboso, eles começam a afinar”, diz Garner. Ele sugere apagar preposições (o ponto de vista torna-se ponto de vista); substituir -ion palavras por verbos de ação (desde que a proteção se torne protegida); usar contrações (não fazer em vez de não fazer e nós estamos em vez de estamos); e trocar é, é, foi e foi com verbos mais fortes (indica em vez de é indicativo de).

Jargão ovóide e $10 palavras
A escrita empresarial está cheia de buzzwords e acrônimos específicos da indústria. E embora estes termos sejam por vezes inevitáveis e possam ocasionalmente ser úteis como estenografia, indicam frequentemente pensamento preguiçoso ou desorganizado. Apresente demasiados, e o seu leitor vai assumir que você está em piloto automático – ou pior, não entender o que você está dizendo. “O jargão não acrescenta nenhum valor”, diz Blackburn, mas “a clareza e a concisão nunca saem de moda”. Garner sugere criar uma “lista negra de palavras para evitar, incluindo termos como “acionável”, “competência central”, “impactante” e “incentivador”. Você também deve evitar o uso de linguagem grandiosa. Os escritores muitas vezes acreditam erroneamente que usar uma palavra grande quando uma simples palavra é um sinal de inteligência. Não é.

Lê o que escreves
Põe-te no lugar do teu leitor. O seu ponto de vista é claro e bem estruturado? As frases são simples e concisas? Blackburn sugere a leitura de passagens em voz alta. “É aí que essas falhas se revelam: as lacunas na sua argumentação, a frase desajeitada, a seção que é dois parágrafos a mais”, diz ela. E não tenha medo de pedir a um colega ou amigo – ou melhor ainda, a vários colegas e amigos – para editar o seu trabalho. Seja bem-vindo ao feedback deles; não fique ressentido. “A edição é um ato de amizade”, diz Garner. “Não é um ato de agressão”

Practice every day
“Escrever é uma habilidade”, diz Blackburn, “e as habilidades melhoram com a prática”. Garner sugere ler material bem escrito todos os dias, e estar atento à escolha de palavras, estrutura de frases e fluxo. “Comece a prestar atenção ao estilo do The Wall Street Journal”, diz ele. Invista em um guia de estilo e gramática para referência – Garner recomenda o uso do inglês moderno de Fowler. E o mais importante: inclua tempo na sua agenda para edição e revisão. “Escrever e reformular sua própria escrita é onde a mudança acontece, e não é rápido”, diz Blackburn. “O tempo é bem gasto porque bons escritores se distinguem no trabalho”

Princípios a lembrar:

Do:

• Planeie o que você vai dizer para tornar sua escrita mais direta e eficaz.
• Use palavras com parcimônia e mantenha as frases curtas e até o ponto.
• Evite jargões e palavras “chiques”. Procure clareza em vez disso.

Não:

• Argue que você simplesmente não pode escrever. Qualquer um pode tornar-se um melhor escritor com a prática.
• Preender que o seu primeiro rascunho é perfeito, ou mesmo passível de ser passado. Todo documento pode ser melhorado.
• Benter seu argumento. Apresente sua idéia principal o mais rápido possível.

Estudo de caso #1: Não tenha medo de compartilhar
Quando David McCombie começou a trabalhar como consultor de gestão na McKinsey & Company, ele imediatamente percebeu que o estilo de escrita que ele tinha aperfeiçoado na Harvard Law School não era bem adequado para a comunicação a nível executivo. “Era a estrutura dos meus argumentos”, diz David. “Eu estava recebendo feedback que precisava para chegar ao ponto mais rapidamente”, diz ele. “Com escrita jurídica ou acadêmica, “você geralmente vai começar com a construção do caso, e colocar o ponto principal no final”, diz ele. “Mas na comunicação empresarial, o melhor é começar com a sua conclusão primeiro””

Para tornar a sua escrita mais directa e eficaz, David pediu a vários colegas séniores para todas as suas apresentações e relatórios passados, para que pudesse imitar elementos chave do seu formato e estilo. Ele também copiou colegas de confiança que eram comunicadores particularmente habilidosos em e-mails importantes e pediu seu feedback.

David levou essas práticas à empresa de private equity que ele fundou em Miami, o McCombie Group. “Eu envio qualquer coisa que seja importante para o meu sócio e ele lê”, diz David, acrescentando que ele sabe melhor do que levar as edições para o lado pessoal. “Falamos sobre se existe uma maneira melhor de transmitir uma idéia, como podemos ser mais sucintos”

Melhorar sua escrita teve um efeito direto na capacidade de David de se tornar uma voz influente em sua área”. Ele está atualmente escrevendo um livro sobre o nicho de mercado de sua empresa de private equity, The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments.

“Mesmo que eu soubesse escrever bem desde o início, acho que melhorar continuamente sua escrita e levá-la ao próximo nível é absolutamente fundamental para o sucesso”, diz David. “Quanto mais você faz isso, mais fácil se torna”.

Case study #2: Study good writing
Tim Glowa já tinha construído uma carreira de sucesso como consultor de marketing estratégico quando ele decidiu colocar suas ambições um pouco mais alto. “Eu queria ser visto como um líder de pensamento”, diz Tim, “e para fazer isso, eu precisava ter um ponto de vista e precisava colocar esse ponto de vista em público”

Ele sabia que criar op-eds inteligentes e digeríveis e trabalhos de pesquisa era a chave para melhorar sua reputação profissional. Sua escrita já era bem recebida por colegas e colegas, mas grande parte de sua experiência estava enraizada na escrita acadêmica. Então ele começou a ler publicações de negócios, como a McKinsey Quarterly, por estilo. “Eu estudei como eles se comunicam”, diz Tim, “e fiz um esforço para tornar minha própria escrita mais direta e concisa”

Ele também incorporou um ritual de esboço em sua escrita. Antes de escrever relatórios e memorandos, ele agora começa com um breve esboço dos três objetivos principais. “Você não pode simplesmente começar a digitar e esperar ir a algum lugar”, diz ele. “Isso é como dar um passeio e não saber onde está o destino”

Tim, agora cofundador de uma empresa de análise de marketing chamada Bug Insights, acredita que os esforços fizeram dele um comunicador mais eficaz, melhorando não apenas seus escritos mais longos, mas seus e-mails e até mesmo suas mensagens de voz. “Ele se filtra em praticamente toda a minha comunicação”, diz ele. E o seu trabalho é encontrar um público. Vários de seus trabalhos foram baixados mais de 100.000 vezes, e uma empresa da Fortune 50 recentemente usou um de seus trabalhos em um programa de treinamento e desenvolvimento interno.

Tim está gratificado com seu progresso, mas diz que ele não vai parar de colocar o esforço extra. “Você tem que trabalhar para isso”, diz ele. “Sempre que você desenvolve uma nova habilidade, você tem que estudá-la.”