Como Gerir o Crescimento das Pequenas Empresas (Como um Profissional)

Os pequenos negócios são iniciados todos os dias, muitas vezes por um empresário apaixonado com um problema que estão ansiosos por resolver.

Embora possuir um negócio não seja sem as suas lutas, as recompensas muitas vezes valem a pena. Como empresário, você desfrutará de muito mais liberdade e flexibilidade do que jamais desfrutou como um empregado regular. E com a mentalidade correta e uma compreensão adequada das dificuldades que você enfrentará, você pode montar um plano para lidar com qualquer obstáculo na estrada.

Dito isto, um dos maiores desafios que quase todas as pequenas empresas enfrentam é que é virtualmente impossível equilibrar ou dar lucro imediatamente. Muitas vezes leva de dois a três anos até que uma empresa consiga atingir qualquer um desses objetivos. Dito isto, a rapidez com que se atinge a rentabilidade depende de uma variedade de factores, incluindo o tipo de negócio em que se encontra. Portanto, se você já ultrapassou a marca dos três anos, continue lendo. Isto não é necessariamente um sinal de que é hora de jogar a toalha.

Para piorar a situação, os proprietários de pequenas empresas geralmente não têm o luxo de uma grande linha de crédito ou capital inicial significativo que possam investir em estratégias de marketing e promocionais. Isto requer que eles operem com o menor orçamento possível enquanto o negócio está crescendo e, portanto, usem métodos de baixo custo para fazer o seu negócio crescer.

Não deve ser surpresa que esta linha fina seja muito difícil de andar para muitas pequenas empresas. E esse é o propósito deste artigo. Para explicar os objectivos de crescimento, tácticas de gestão financeira e como analisar o crescimento e o fluxo de caixa da sua pequena empresa para o ajudar a crescer o seu negócio e gerir uma empresa mais bem sucedida.

Vamos começar.

Objectivos de crescimento

Muitos estudos mostram que estabelecer objectivos de forma eficaz tem uma forte correlação com o desempenho da empresa. Uma empresa que alinha estreitamente suas metas em toda a organização geralmente alcança um nível mais alto de sucesso financeiro. As metas permitem aos empresários avaliarem-se a si próprios e aos seus colaboradores, alocar recursos e dar orientação aos gestores. Para aumentar suas chances de progredir, recomendamos que você defina claramente cada meta e esboce como você a alcançará. Também é importante definir metas realistas e atribuir prazos específicos para quando você espera atingir cada uma delas.

Para ajudá-lo a planejar para suas metas, também recomendamos classificá-las como metas de curto, médio e longo prazo.

• As metas de curto prazo normalmente estão relacionadas ao fluxo de caixa e às vendas.
• Bolsas de curto prazo envolvem a contratação de lucratividade.
• Bolsas de longo prazo geralmente lidam com a riqueza pessoal do proprietário.

Gols de curto prazo

Para um novo negócio, metas de curto prazo podem ser objetivos que você está procurando realizar em apenas um ou dois meses. Em alguns casos, pode ser algo na sua lista de afazeres que você precisa fazer esta semana, como consertar um frigorífico de alimentos quebrado. Como você pode imaginar, esses objetivos são tipicamente tarefas específicas que são fáceis de definir e, portanto, fáceis de determinar quando o objetivo foi alcançado. Outros objectivos a curto prazo para pequenas empresas incluem a escolha de um sistema de ponto de venda ou a melhoria do desempenho do seu boletim semanal por e-mail.

Outros tipos de objectivos a curto prazo para uma nova empresa poderiam ser contratar e treinar o seu primeiro empregado dentro de três meses após a abertura do seu negócio. Alternativamente, poderia ser atingir um determinado volume de vendas para que você possa negociar um preço melhor com o seu fornecedor. Isto pode ajudar a sua margem de lucro e aproximá-lo da rentabilidade, dependendo do resto da sua situação financeira.

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Grupos imediatos

Grupos imediatos para a nova empresa são objetivos típicos que você quer atingir no prazo de seis meses a um ano de estar no negócio. Eles normalmente incluem metas de receita e lucro líquido. As metas intermediárias também podem tratar de questões de pessoal, tais como contratação e objetivos de treinamento. Exemplos adicionais de metas intermediárias para pequenas empresas incluem a redução de despesas e atualizações de equipamentos.

O planejamento intermediário freqüentemente inclui a aplicação de uma solução mais permanente para um problema a curto prazo. Suponha para este exemplo que um programa de treinamento básico resolveu alguns problemas que você estava tendo com funcionários específicos a curto prazo. Você poderia então agendar um treinamento semelhante para todos os funcionários como uma forma de prevenir proativamente o desenvolvimento desses problemas à medida que você traz novas contratações e aumenta a sua equipe. Neste exemplo, o planejamento intermediário evita que problemas de curto prazo se repitam, ajudando-o a atingir metas maiores e a construir um negócio sustentável.

Grupos de longo prazo

O prazo para metas de longo prazo é normalmente de dois a três anos, dependendo da taxa de crescimento da sua empresa. Estas metas geralmente lidam com rentabilidade ou, no mínimo, com o rompimento do equilíbrio. Se você quer construir um negócio sustentável que dê lucro, você quer atingir o ponto de equilíbrio o mais rápido possível. A partir daí, o objectivo é começar a dar lucro.

Não só o faz para garantir que o seu negócio possa continuar a funcionar, mas como proprietário, pode começar a colher alguns dos benefícios de gerir o seu próprio negócio. Nomeadamente, desfrutar da liberdade e flexibilidade que ser o seu próprio patrão lhe proporciona. Você também pode começar a receber um salário neste ponto.

A expansão de um negócio para novos mercados ou indústrias também é uma meta comum de longo prazo, muitas vezes com o objetivo final de se tornar o maior e mais lucrativo negócio em uma determinada indústria ou localização geográfica.

Os proprietários de negócios que estabelecem esses tipos de metas tipicamente têm um plano maior em mente quando iniciam seu negócio, o que normalmente exigirá recursos financeiros externos adicionais, como capital de risco e indivíduos altamente treinados para realizar. Alguns proprietários de pequenas empresas procuram expandir seus negócios o mais rápido possível, o que é uma meta de alto risco e longo prazo que carrega um grande potencial de recompensa.

Fazer uma empresa se tornar pública é outra meta de longo prazo de alguns empresários. O negócio deve demonstrar um histórico consistente de desempenho financeiro para atrair os tipos de investidores necessários para isso. Este processo também requer que um proprietário contrate os indivíduos certos para criar as mudanças operacionais necessárias para se tornar público.

Gestão financeira

Para gerir o crescimento de forma sustentável, um proprietário de negócio deve assumir uma série de funções, incluindo a gestão das finanças. Este processo geralmente requer que um proprietário priorize áreas específicas da gestão financeira e se concentre nas mais importantes. Como este tipo de trabalho requer conhecimentos especializados, muitas vezes é necessário contratar profissionais especializados em ajudar as empresas a gerir as suas finanças. No entanto, isso não significa que não haja coisas que você possa fazer como proprietário do negócio para ajudar sua empresa a manter a disciplina financeira.

Estar organizado

Estar no controle e organizado é uma das chaves para uma boa gestão financeira. Pode ser tentador realizar estas tarefas conforme necessário, tais como gravar transacções quando elas chegam ou enviar lembretes de facturação quando pensa nisso. No entanto, esta abordagem pode fazer com que os itens sejam perdidos, especialmente quando a sua vida é tão agitada como a do proprietário típico de uma pequena empresa. Para evitar que isto aconteça, agende o tempo no seu calendário que irá dedicar às tarefas de gestão financeira e contabilidade.

Apanhe as Ferramentas Certas

Para empresas de retalho e de serviços alimentares, o software de ponto de venda (POS) é uma ferramenta essencial para a gestão financeira, uma vez que reúne dados que ajudam a manter o negócio no bom caminho. Esses dados ajudam os proprietários a entender o desempenho dos funcionários, acompanhar as horas de trabalho, gerenciar o inventário e monitorar as vendas.

Todos os sistemas POS fornecem dados de vendas até certo ponto, embora suas capacidades específicas de relatórios variem muito. É importante selecionar uma solução que produza relatórios detalhados que registrem itens mais vendidos, retornos e margens de lucro, que são necessários para entender a saúde financeira geral do seu negócio.

Um sistema POS também deve rastrear as vendas por critérios como departamento, produto e funcionário. Esta capacidade permite que um proprietário ajuste a alocação de pessoal e espaço no chão de acordo. Relatórios na tela fornecem instantâneos de dados de vendas que são fáceis de entender, enquanto os relatórios exportados são usados principalmente para fins contábeis.

Stay on Top of Your Responsibilities

Como proprietário de um negócio, o peso da responsabilidade financeira recai sobre o seu prato. Isso significa ficar em cima das partes menos excitantes da gestão de um negócio. Por exemplo, é sua responsabilidade rastrear despesas, pagar impostos, pagar empréstimos e gerenciar a comunicação com investidores e outras partes interessadas. Gerir um negócio também implica responsabilidades diárias, tais como registar transacções, monitorizar pagamentos e elaborar orçamentos. Estas tarefas nem sempre são as mais agradáveis, mas manter-se em cima delas é fundamental para manter o seu negócio a funcionar bem, e também manter a conformidade legal.

Conselho de Especialistas

Conhecer os proprietários de negócios experientes sabem a importância da educação contínua. Você pode aprender mais sobre contabilidade e gestão financeira lendo artigos, freqüentando aulas online ou em sua faculdade local, ouvindo podcast, ou assistindo webinars. Você também pode se juntar à câmara de comércio local ou associação de pequenas empresas para se conectar com outros empresários. Você ficaria surpreso como os outros empresários podem ser amigáveis. Não hesite em pedir conselhos ou escolher o cérebro de um colega empresário local. Basta estar preparado para retribuir o favor em espécie.

Ajuda Profissional

A mesma forte vontade e senso de independência que ajuda os empresários a construir sua visão também pode torná-los relutantes em procurar ajuda. No entanto, os profissionais financeiros são muitas vezes necessários para resolver problemas. Às vezes, a sobrevivência de uma empresa requer que o proprietário admita a derrota e contrate um profissional, como um contador oficial.

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Análise de Crescimento

Pode parecer que o crescimento rápido é sempre uma coisa boa para as pequenas empresas. No entanto, muitas vezes elas crescem muito rapidamente, especialmente quando os proprietários ficam sobrecarregados com seu sucesso inicial. É natural que um negócio bem gerido cresça, mas também é importante saber porque está a crescer, especialmente se o faz muito rapidamente. O crescimento pode, às vezes, causar problemas maiores, como os seguintes, que podem causar grandes problemas no final da linha.

Arbitrary Growth

Uma expansão deve ser baseada numa avaliação financeira sólida e não no desejo pessoal do proprietário de o fazer. Este tipo de expansão excessivamente rápida pode fazer com que as empresas aproveitem uma oportunidade de mercado mesmo que lhes falte o capital necessário para ter sucesso. A subcapitalização durante a expansão é uma das razões mais comuns para que uma pequena empresa falhe.

Inaptidão para Gerenciar Processos de Negócios

Expansão rápida pode fazer com que os gerentes lutem com a criação de novos processos para lidar com o aumento da carga de trabalho, muitas vezes a ponto de negligenciarem funções essenciais do negócio. As pequenas empresas muitas vezes só têm um ou dois gestores, o que pode aumentar o risco de fracasso do negócio se esses gestores não conseguirem criar ou adaptar-se a novos processos rapidamente. Uma empresa em crescimento também deve ter tempo para contratar e reter pessoal qualificado.

Ferramentas internas incapazes de manter o ritmo

Para funcionar sem problemas, uma empresa deve ser capaz de obter informação sobre orçamento, fluxo de caixa e crescimento de vendas de uma forma atempada e eficiente. Um aumento dramático da burocracia, como reuniões e memorandos, pode indicar a necessidade de uma melhor solução de gestão de projetos, ou outras atualizações de ferramentas internas como novos softwares de contabilidade ou marketing. Também é importante monitorar de perto os sistemas de informação durante este período para garantir que as demandas por seus serviços não tenham excedido sua capacidade.

Custos Gerais Aumentando

Crescimento rápido é frequentemente acompanhado por um aumento direto nos custos operacionais, o que pode corroer a margem de lucro de uma empresa. Este processo pode dificultar muito o financiamento durante um período em que ele é mais necessário. O aumento das despesas gerais gerais também pode dificultar o cumprimento da folha de pagamento, fazendo com que os funcionários se afrouxem ou desistam completamente. Sem uma equipe suficientemente grande para lidar com o aumento da carga de trabalho com que você está lidando agora, é muito provável que seu negócio falhe.

Dificuldade no pagamento de empréstimos

Um pequeno negócio normalmente precisa contrair empréstimos durante uma fase de expansão, mas o serviço desses empréstimos pode consumir o fluxo de caixa rapidamente. Além disso, as empresas em crescimento têm dificuldade em gerir as suas contas a receber, apesar do aumento das vendas. A angústia financeira resultante pode causar o fracasso das pequenas empresas.

Cansar os funcionários errados

Os pequenos empresários muitas vezes perdem contato com funcionários-chave que mantiveram o negócio funcionando durante um surto de crescimento, e esses funcionários partem para melhores oportunidades. Além disso, uma fase de crescimento rápido pode fazer com que um negócio perca o foco e retenha funcionários improdutivos.

Over-Reliance on Partners

Os negócios muitas vezes dependem de um número muito pequeno de parceiros-chave quando eles se expandem, incluindo clientes, financiadores e fornecedores. Se algo acontece a um desses parceiros (por exemplo, eles saem do negócio), isso pode prejudicar seriamente o seu crescimento. É especialmente importante para as pequenas empresas diversificar suas linhas de produtos, mercados e canais de distribuição durante um período de crescimento precoce, quando há pouca margem de erro.

Gestão do fluxo de caixa

A maior parte dos negócios de hoje operam em uma base de “compre agora, pague mais tarde”, tornando a gestão do fluxo de caixa (CFM) um componente crítico das operações diárias. No entanto, tratar o CFM como uma função de contabilidade restringe as suas capacidades. Também pode ajudar os proprietários de negócios na tomada de decisões relacionadas a várias questões financeiras, como por exemplo:

• Timing of payables
• Short-Necessidades de financiamento a prazo
• Pagamento de grandes compras
• Preçamento
• Previsão das necessidades de caixa
• Análise de contas a receber e a pagar
• Custos de controle e dívidas

Monitoramento do fluxo de caixa

Operar um negócio de sucesso requer uma compreensão clara do seu fluxo de caixa. O monitoramento e análise do fluxo de caixa também fornece um quadro mais amplo do negócio além do controle sobre suas operações diárias. Esta capacidade permite que problemas potenciais sejam identificados e corrigidos antes que se tornem sérios.

Previsão das necessidades de caixa

Previsão das necessidades de caixa futuras também é essencial devido ao impacto de longo alcance que o fluxo de caixa tem sobre um negócio. Um sistema inteligente de previsão de fluxo de caixa permite a um proprietário monitorar de perto as contas a pagar e a receber. A previsão também cria mais oportunidades para operações diárias mais fortes e crescimento futuro.

Analisando contas a receber e a pagar

A gestão eficaz das contas a receber é necessária porque, dependendo da sua indústria, o seu negócio poderia esperar de quatro a seis semanas antes de receber o pagamento pelos seus produtos e serviços.

A melhoria da taxa a que um negócio converte as suas contas a receber em dinheiro requer uma abordagem proactiva. As contas a receber devem ser priorizadas de acordo com a urgência de recebê-las até uma determinada data. Esta estratégia permite a um pequeno empresário determinar se uma determinada conta a receber é crítica para fazer gastos de curto prazo, como contratar pessoal adicional ou aumentar temporariamente o estoque para o período de férias.

Custos e dívidas de controle

A chave para controlar custos e dívidas é assegurar que a receita sempre exceda os custos. Esta estratégia requer muitas vezes que o dono da empresa priorize as dívidas para determinar quais devem ser pagas primeiro. Por exemplo, a folha de pagamento deve ter a maior prioridade, uma vez que os funcionários que não estão sendo pagos tendem a desistir. Os fornecedores devem ser pagos em seguida, especialmente se forem locais. O fluxo de caixa negativo a curto prazo também é um bom motivo para usar uma linha de crédito existente.

As demonstrações financeiras incluem o balanço patrimonial, a demonstração de fluxo de caixa e a demonstração de resultados de uma empresa. Algumas empresas também fornecem demonstrações do patrimônio líquido do proprietário. As demonstrações financeiras devem ser publicadas pelo menos uma vez por ano, embora as OSC de empresas de rápido crescimento possam preferir demonstrações mensais ou trimestrais.

Esperamos que este post o tenha ajudado a compreender a importância de planejar e monitorar seu progresso em direção aos seus objetivos de crescimento. Particularmente porque isso o ajudará a evitar que o seu negócio se expanda muito rapidamente, o que é uma causa comum de fracasso. É também vital que você analise o crescimento do seu negócio para garantir que ele está crescendo pelas razões certas. Por último, você deve monitorar cuidadosamente o fluxo de caixa, pois é altamente provável que você tenha um fluxo de caixa negativo durante a fase inicial. Como tentamos deixar claro, o processo de gestão do crescimento, especialmente se for rápido, não é fácil. Mas com dedicação, determinação e olho nos detalhes, você encontrará sucesso.

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