Como escrever e-mails de acompanhamento que virtualmente garantem uma resposta (com modelos!) – Mindmaven.com

Como escrever e-mails de acompanhamento que virtualmente garantem uma resposta (com modelos!)

Ever o que se sentiu ao longo dos anos escrevendo o e-mail “perfeito”, só para receber em troca nada mais do que o silêncio do rádio? Se você é algo como a maioria das pessoas, você provavelmente tem.

Acima de tudo, um estudo recente descobriu que a pessoa média recebe cerca de 141 e-mails por dia, mas envia apenas 40.

Não é preciso ser um matemático para perceber que isso significa que 3/4 dos e-mails que alguém recebe nunca recebe uma resposta. A questão é, como você empilha o baralho a seu favor para aumentar as chances de fazer parte daquele cobiçado 1/4º?

Certo: Como você escreve seu e-mail inicial tem um grande papel nisso, e já falamos bastante sobre como escrever e-mails que recebem respostas.

Mas no final do dia, seu e-mail inicial é apenas metade da batalha. Mesmo se você fizer tudo certo, você ainda pode não receber uma resposta. E quando isso acontece, a sorte está no acompanhamento.

O problema é que muitas pessoas não sabem como ou quando enviar e-mails de acompanhamento. Esta incerteza deixa-os desconfortáveis e, como resultado, muitas vezes não acabam por enviar nada (ou enviam algo que é ineficaz na melhor das hipóteses).

Hoje, vamos falar sobre três modelos comprovados de e-mail de acompanhamento que você pode usar para praticamente garantir uma resposta do seu destinatário.

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First Things First: Get Over Yourselff-It Isn’t Personal

But before we get there, there’s something important I want to point out. Se você envia um e-mail que não recebe uma resposta, não o leve pessoalmente.

A falta de resposta não significa necessariamente que algo estava errado com seu e-mail, nem significa necessariamente que a outra pessoa está intencionalmente ignorando você.

Na minha experiência, esse raramente é o caso.

A verdade é que o destinatário provavelmente viu seu e-mail e teve toda a intenção de responder. Apenas, mais tarde. Quando as coisas abrandaram. O problema é – apesar de suas melhores intenções – quando as coisas finalmente diminuíram horas (ou mesmo dias) depois, eles simplesmente esqueceram.

Eu sei que fiz isso, e você pode ser culpado disso também.

Então tenha isso em mente: Desde que o seu e-mail original venha de um lugar de valor genuíno para a outra pessoa, você não tem nada com que se preocupar.

Eles não estão ignorando você, e você não está incomodando eles enviando um e-mail de acompanhamento (se você fizer isso direito). Na verdade, se você está realmente confiante no valor que você acha que pode fornecer a essa pessoa, você estaria prestando um mau serviço a ela por não acompanhar.

Então, empurre esse desconforto inicial, e eu acho que você vai descobrir que muitas pessoas realmente apreciam o lembrete.

O Plano de 4 semanas do jogo de acompanhamento de e-mail

E com isso dito, vamos entrar no plano do jogo de acompanhamento.

Below, você vai encontrar três e-mails de acompanhamento separados. Note que esses e-mails não devem ser intercambiáveis – eles são uma seqüência que deve ocorrer durante um período de 4 semanas (não se preocupe, eu lhe darei recomendações de tempo).

Uma nota rápida: Esses modelos têm sido comprovados inúmeras vezes tanto na minha experiência, quanto nas experiências de muitos dos meus clientes. Portanto, embora você certamente queira personalizar o conteúdo para que pareça que vem de você, recomendo que não se afaste muito da mensagem original.

Follow-Up Email #1: The Quick Re-Ping

Esta primeira mensagem de acompanhamento deve ser enviada 5 dias após o seu e-mail inicial, e tem um único propósito: trazer o seu nome de volta para o topo da caixa de entrada deles.

Deve ser curto, de baixa pressão e livre de culpa. De uma perspectiva de conteúdo, tudo o que você está fazendo é resumir o conteúdo do seu e-mail inicial em uma única frase ou duas.

Também é uma boa idéia incluir sua mensagem original no final deste e-mail de acompanhamento para que seu destinatário não tenha que vasculhar a caixa de entrada deles para encontrá-la. Por exemplo:

Subjunto: Tocando Base

Hey John,

Só queria seguir o e-mail que enviei de volta sobre a reunião para uma entrevista rápida. Você vai encontrar o e-mail original abaixo da minha assinatura. Isso é algo em que você estaria interessado?

Cheers,

Anne

Na maioria dos casos, acho que você encontrará uma única mensagem de acompanhamento como a acima será tudo o que é preciso para obter a resposta que você está procurando. Mas se não …

Email de Acompanhamento #2: O Check-In Amigável

O segundo email de acompanhamento deve chegar 7 dias após a mensagem de acompanhamento do Friendly Re-Ping.

Como o primeiro, seu objetivo aqui não é culpar ou culpar a outra pessoa. Na verdade, este e-mail deve fazer exatamente o oposto. Dê ao seu destinatário o benefício da dúvida e assuma que suas mensagens estão simplesmente sendo perdidas em algum lugar. Por exemplo:

Subjecto: O meu e-mail chegou?

Hi John,

Queria enviar uma mensagem rápida para acompanhar o meu e-mail sobre a ligação para uma pequena entrevista.

Desde que eu ainda não tenha ouvido de volta, eu estou me perguntando se você recebeu os e-mails em primeiro lugar e eu queria ter certeza de que eles não caíram nas fendas (eu sei que eu certamente perdi alguns e-mails que foram acidentalmente classificados em spam). Seria ótimo se você pudesse me enviar um ping rápido para que eu soubesse que o recebeu. Eu incluí o e-mail original abaixo.

Cheers,

Anne

Again, eu recomendo manter este e-mail no mesmo tópico da sua mensagem de acompanhamento original para que eles tenham todo o contexto e informações necessárias para responder diretamente a este e-mail.

Follow-Up Email #3: The Last Chance

O e-mail de acompanhamento final deve ser enviado 14 dias após o Friendly Check-In. Neste ponto, já passaram quase 30 dias; por isso é hora de mudar um pouco a abordagem.

Com esta mensagem, você está procurando criar um senso de urgência, tirando sua oferta da mesa. Deixe-me dar-lhe um exemplo primeiro, depois decomponho-o nos seus elementos centrais:

Subjecto: Verificando mais uma vez

Hi John,

Desde que não tive muita sorte em chegar até você via e-mail, pensei em tentar um canal diferente. Acabei de te deixar um voicemail seguindo o email do projeto de pesquisa de algumas semanas atrás.

Se eu não tiver notícias suas, vou assumir que não é a melhor hora agora e parar de acompanhar este assunto. Se eu interpretar mal a situação e você estiver interessado, me dê um ping rápido. Incluí o e-mail original abaixo para sua conveniência.

Cheers,

Anne

Como você pode ver, este e-mail tem dois componentes principais:

• Primeiro, ele assume que você tentou outro meio para chegar ao destinatário. Talvez o e-mail simplesmente não seja o seu método preferido de comunicação, os seus filtros de spam estão um pouco altos demais, ou a sua caixa de entrada está simplesmente muito danificada. Você pode superar este problema potencial simplesmente tentando um novo método de alcance, como chamadas telefônicas, mensagens de texto ou mídias sociais.
• Segundo, isso cria um senso de urgência e escassez com a linha: “Se eu não tiver notícias suas, vou assumir que não é a melhor hora agora e parar de acompanhar este assunto”. Se o destinatário tem algum interesse no que você está oferecendo ou pedindo, uma linha como essa é quase garantida para obter uma resposta.

Espere: E se eu ainda não receber uma resposta depois destes e-mails?

O fato é que – mesmo com a mensagem inicial certa e o plano de jogo de e-mail de acompanhamento acima – você ainda não receberá uma resposta para cada e-mail que enviar (especialmente quando estamos falando de e-mails frios).

Se você não recebeu uma resposta depois de enviar esses três e-mails, geralmente é seguro assumir que agora não é um bom momento para eles. Eu recomendo que você encerre suas tentativas de divulgação por 3-6 meses – dependendo do relacionamento e do contexto – e depois tente novamente.

Afinal de contas: Até que você receba um claro “não”, você sempre pode assumir que eles ainda estão interessados.

The Fortune’s in the Follow Up, But …

Keep em mente, os três e-mails acima são construídos com base na suposição de que você escreveu um e-mail inicial que vale a pena responder em primeiro lugar.

Se você é qualquer coisa como eu e muitos dos meus clientes, o e-mail é uma parte fundamental para fazer negócios – por isso é importante ter certeza de que você está recebendo o máximo de valor possível desse meio.

Para isso, minha equipe e eu recentemente lançamos nosso mais novo programa online, The Email Response and Opportunity Generation Course.

Nele, mergulho mais profundamente nas três dicas acima, e apresento a você uma riqueza de outras informações valiosas. Você aprenderá …

• Os 3 fatores que determinam a probabilidade de obter uma resposta por e-mail, e como influenciá-los a alcançar taxas de resposta mais altas.
• A importância de alinhar seu “pedido” ao destinatário, e como identificar seu “Último Pedido” para alcançar taxas de resposta mais altas.
• Como quase garantir respostas por e-mail com um plano de jogo de acompanhamento acionável e templatizado (ok, nós já fizemos isso aqui … Mas é por isso que você está recebendo isso com um desconto!)

Em cima disso, você terá acesso a mais de 20 exemplos de e-mails reais para ajudá-lo a escrever o e-mail perfeito para gerar as oportunidades que você precisa para ter sucesso.

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De qualquer forma, eu espero que isso tenha sido valioso para você. Feliz e-mailing!