Como equilibrar a sua gaveta de dinheiro como um chefe

Balançar a sua gaveta de dinheiro é uma parte essencial da rotina diária do seu negócio. Assim como escovar os dentes, você também deve equilibrar sua gaveta de caixa registadora diariamente.

Se você está a lutar para equilibrar sua gaveta de caixa registadora, você não está sozinho. Continue lendo para aprender como equilibrar sua gaveta de dinheiro bem como dicas e truques para manter sua gaveta em ordem.

O que é uma gaveta de dinheiro?

Antes de aprofundar em como equilibrar uma gaveta de dinheiro, você precisa aprender um pouco de informação de fundo sobre ela.

Sua gaveta de dinheiro, também chamada de caixa registradora ou caixa, armazena dinheiro, moedas, cheques e outros itens valiosos (por exemplo cupões) no ponto de venda (POS).

No final de cada dia, turno ou período, você deve equilibrar a sua gaveta de dinheiro para contabilizar todas as transações de entrada. As transações não só incluem dinheiro e cheques, mas também pagamentos com cartão de crédito e dicas (se aplicável).

É melhor se você designar empregados ou gerentes designados para saldar o caixa. Dessa forma, você tem empregados de confiança trabalhando com o dinheiro recebido versus múltiplos indivíduos.

Os negócios que são tipicamente responsáveis por equilibrar uma gaveta de dinheiro incluem:

• Lojas de roupa
• Supermercados
• Restaurantes
• Fornarias
• Outras lojas de retalho

Quantas vezes deve equilibrar uma gaveta de dinheiro?

Para manter seus livros o mais preciso possível, você deve equilibrar sua caixa todos os dias ou após cada turno. Dessa forma, você pode rapidamente (e facilmente) fazer correções se algo não bate certo.

Corrigir algo de alguns dias, uma semana, ou mesmo semanas atrás pode ser demorado e complexo porque você precisa voltar e verificar cada dia individualmente se há erros. Equilibrar diariamente ajuda a reduzir a dor de encontrar discrepâncias na gaveta do dinheiro.

Passos para equilibrar a gaveta do dinheiro

Quando se trata de equilibrar a sua gaveta do dinheiro, os seus passos podem ser diferentes dos de outro negócio. Por exemplo, um negócio maior pode precisar de fazer vários depósitos durante o dia. Ou, um negócio menor pode ter apenas uma gaveta de dinheiro para contar.

Independentemente de quão pequeno ou grande é o seu negócio, aqui estão quatro passos para o colocar no pé direito quando se trata de equilibrar a sua gaveta de dinheiro.

Abter o relatório POS

Antes de começar a equilibrar a sua gaveta de dinheiro e a contabilizar qualquer fluxo de caixa recebido, você precisa imprimir ou aceder a um relatório POS que detalha quanto deve ter na sua caixa.

Um relatório POS irá dividir os totais por categoria, como dinheiro, cheques e transacções com cartão de crédito.

Contar o dinheiro

Após ter o seu relatório POS à mão, é hora de contar o seu dinheiro.

Você deve manter uma quantidade consistente de dinheiro na sua caixa no início de cada dia ou turno, tal como $100. Isso garante que você tenha dinheiro suficiente para dar troco aos seus clientes.

Quando você contar sua caixa ao final de cada turno ou dia, conte seu dinheiro e totalize seus cheques, recibos de cartão de crédito e outras transações.

Para tornar o processo menos entediante, considere investir em uma máquina de contagem. Com uma máquina de contagem, você não precisa se preocupar em contar manualmente o dinheiro ou trocar à mão.

Certifique-se de também deduzir seu saldo inicial de dinheiro do seu saldo de caixa atual (por exemplo, subtrair $100).

Recordar quanto a caixa tem em dinheiro, cheques, cupons, crédito, etc. Aqui está um exemplo de como você pode manter o controle de seus totais:

Depois de totalizar os recibos do seu cartão de crédito, cheques e dinheiro, compare os totais com o seu relatório de PDV. Eles correspondem? Se sim, estás pronto para ir! Se não, você tem algumas escavações a fazer.

Iron fora discrepâncias

Então você tem uma discrepância na gaveta do dinheiro? Não se preocupe! Isto acontece com os proprietários de pequenas empresas o tempo todo.

As discrepâncias mais comuns são causadas por erro humano, como dar o troco incorrecto a um cliente ou colocar um recibo de cartão de crédito errado.

Ao equilibrar a sua gaveta de dinheiro, tenha em atenção tanto os excessos como as faltas. Um excesso é quando a sua gaveta está sobre o valor que o seu relatório de PDV diz que você deve ter. Uma falta é quando o total da sua caixa registadora é curto.

Shortages pode significar que o dinheiro foi perdido, roubado, ou contado incorrectamente. Um excesso de idade tipicamente significa que os seus clientes foram trocados em falta.

Quando tentar resolver discrepâncias, complete os seguintes passos:

1. Reconte o seu dinheiro, cheques, cupões, recibos de cartão de crédito, etc.
2. Cheque na sua gaveta e em volta dela e registe-se para informação em falta (por exemplo, recibos)
3. Reveja as transacções POS para obter informações, tais como transacções com cartão de crédito (se aplicável)

Certifique-se de que alguém está a registar discrepâncias de dinheiro na demonstração de resultados da sua pequena empresa (P&L). Adicione uma linha ao seu extrato P&L para contabilizar as discrepâncias de caixa.

Recorde as transações da gaveta de dinheiro

Depois de contar sua gaveta e verificar quaisquer discrepâncias, registre suas transações da gaveta de dinheiro em seus livros.

Quando registrar os totais de sua caixa registradora, certifique-se de contabilizar seu saldo inicial (por exemplo, $100). Registe qualquer dinheiro, crédito, crédito da loja (se aplicável), cheques, cupões e outras vendas nos seus livros.

Se existirem discrepâncias que não tenha conseguido resolver, contabilize as sobretaxas ou faltas numa coluna separada.

Veja um exemplo de uma caixa registadora equilibrada abaixo:

Então, como é que é se o seu relatório POS e as suas contas não coincidirem? Dê uma olhada em uma gaveta com algumas discrepâncias.

Como pode ver, a gaveta acima está faltando $17,78 em dinheiro e $2,50 em cupons.

A caixa também tem um adicional de $12,78 em cheques não registrados nas vendas. Quando as vendas de cheques são inferiores ao total de cheques coletados, pode ser devido a um empregado anelando uma transação sob um método de pagamento incorreto.

Dicas para equilibrar gavetas

Balançar gavetas de dinheiro não tem que ser complicado. Use as dicas abaixo para ajudar a manter a sua gaveta em forma de ponta.

Deixe uma pessoa por gaveta

Quando chegar à sua gaveta de dinheiro, quanto menos pessoas tiverem acesso a ela, melhor. Considere limitar o número de pessoas que usam cada gaveta. As limitações permitem-lhe evitar discrepâncias nas gavetas de dinheiro e podem ajudá-lo a evitar roubos no local de trabalho.

A mesma ideia deve ir para o seu gestor de gavetas de dinheiro. Limite o número de pessoas que equilibram as caixas e que tratam da contabilidade da gaveta de dinheiro no seu negócio.

Atribuir tarefas

Para fins de prestação de contas, atribua um ou dois empregados de confiança para equilibrar a(s) sua(s) gaveta(s) de dinheiro. Você pode designar uma pessoa para contar a gaveta enquanto outro funcionário prepara o depósito bancário. Peça aos funcionários que administram as gavetas de dinheiro que assinem um relatório indicando que eles equilibraram a gaveta.

No início do dia seguinte ou do turno seguinte, recontagem do dinheiro em cada gaveta para verificar se o saldo inicial é exato. Se o seu negócio usa vários gavetas, atribua essa tarefa a cada caixa e faça com que eles contem suas gavetas individuais.

Utilize relatórios de vendas

Se você tem um sistema de PDV, não tenha medo de usar relatórios de vendas em seu benefício. Você pode usar relatórios para ver os saldos inicial, atual e final do dia de um gaveta. Relatórios de vendas podem ajudá-lo:

• Anular ter muito dinheiro numa gaveta
• Verifiquem se um cliente foi trocado por pouco
• Furto de empregado de ponto de vista

Relatórios de vendas também podem dar-lhe um vislumbre do seu fluxo de caixa para o dia. Se você quiser ver como as vendas estão indo, puxe um relatório de vendas.

Depositar dinheiro durante o dia

Para manter a sua gaveta de dinheiro arrumada e agradável, considere limpá-la durante o dia. Então, como você pode fazer isso? Depósitos.

Se encontrar a sua gaveta de dinheiro a transbordar ao longo do dia, faça vários pequenos depósitos no seu cofre ou banco para manter a contagem de dinheiro da sua caixa baixa. Caso contrário, você pode estar lidando com uma gaveta desorganizada e dinheiro mal colocado ou roubado.

Faça depósitos durante épocas mais lentas ao longo do dia. Dessa forma, você não está a mexer para remover e contar dinheiro.

Dependente do tamanho do seu negócio e do dinheiro recebido, você pode precisar fazer vários depósitos ao longo do dia. Se o seu negócio é menor, você provavelmente pode pular este passo completamente.

Localize as discrepâncias consistentes

Se você começar a notar discrepâncias na gaveta de dinheiro de vez em quando, algo pode estar em cima. Você pode estar lidando com fundos roubados se o dinheiro não corresponder consistentemente aos seus relatórios POS.

Veja padrões, tais como faltas de rotina. Por exemplo, se você notar que a gaveta de um funcionário está constantemente fora de $20, você pode precisar fazer mais algumas escavações e observações.

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