Best Practices for Small Business Record-Keeping

Não creio que a organização maven Marie Kondo estivesse falando de registros de negócios aqui, mas certamente se aplica: “Colocar as coisas em ordem significa colocar o seu passado em ordem, também.”

Registros de negócios comprovam transações e atividades comerciais. Crescer um negócio de sucesso requer organização em todos os níveis, incluindo seus registros de negócios.

Um sistema eficaz de gerenciamento de registros não leva muito tempo para manter e agilizar a contabilidade, preparação de impostos e auditorias financeiras.

Seguir estas dicas para criar um sistema de manutenção de registros que mantém a sua pressão arterial baixa durante a época de registro de impostos.

Implemente um sistema de gerenciamento de documentos

Todas as transações comerciais devem ser documentadas, seja em papel ou eletronicamente. À medida que o seu negócio cresce, também cresce a pilha de papel e arquivos que o seu negócio precisa armazenar.

Primeiro, vá sem papel para que todos os seus registros sejam facilmente acessíveis. Depois, implemente um sistema de gestão de documentos digitais que organize os documentos da sua empresa. Em seguida, adicione um sistema de controle de documentos que define a freqüência de revisão e atualização de documentos.

Check for record retention mandates

Record-keeping não se trata apenas de colocar um sorriso no rosto do seu preparador de impostos. É também cumprir com os mandatos de retenção de documentos.

IRS e os mandatos de retenção de registros do Departamento do Trabalho (DOL) variam entre dois e seis anos, dependendo do documento. Independentemente disso, mantenha todos os registros de negócios por pelo menos sete anos.

Alguns registros de negócios, como os certificados de isenção de impostos de uma empresa sem fins lucrativos ou uma identificação fiscal da empresa, nunca se tornam irrelevantes, portanto mantenha-os sempre à mão.

IRS regras de retenção de registros se aplicam aos registros que o ajudaram a calcular ou justificar a renda da empresa, deduções fiscais ou créditos fiscais. O DOL exige que você mantenha quaisquer documentos que o ajudem a fazer a folha de pagamento.

O IRS pode auditar os registros financeiros da sua empresa até sete anos no passado e ainda mais atrás quando você não apresenta uma declaração de impostos ou é suspeito de fraude. A maioria dos CPAs dizem-lhe para guardar todos os documentos da sua empresa durante pelo menos sete anos depois de já não serem relevantes.

Os registros de negócios mais comuns incluem:

• Nomes, endereços e informações de contato dos funcionários
• Fichas de horas dos funcionários
• Arquivos de pagamento dos funcionários
• Todos os formulários de impostos apresentados ao IRS
• Declarações bancárias
• Documentos de seguro
• Contratos, incluindo empréstimos e hipotecas
• Recebimentos de compras
• Faturas de clientes
• Reembolsos fiscais
• Contas financeiras
• Calendários de depreciação
• Documentos de registo comercial
• Ata de reunião do Conselho de Administração
• Arquivos jurídicos
• Emails

Os Estados podem especificar ainda mais as regras de retenção de documentos, Por isso, consulte o site do seu departamento de tesouraria do estado para obter informações mais detalhadas.

Selecionar software de contabilidade e folha de pagamento que gere registros

Deixe o software liderar na criação de registros contábeis de pequenas empresas, como faturas de clientes e formulários de impostos de folha de pagamento.

O software de contabilidade pode gerar faturas de clientes. O software também deve ajudá-lo automaticamente com as bases de contabilidade, como o registo de contas a receber quando factura um cliente.

O software de contabilidade pode gerar facturas de clientes. Fonte: Xero.

O seu software de folha de pagamento deve tomar conta de criar registos de impostos sobre a folha de pagamento, como por exemplo:

• Forms W-2
• Forms W-3
• Forms 1099-MISC
• Forms 1099-NEC, novo em 2020
• Forms 941

O software de folha de pagamento gera e arquiva estes formulários com a autoridade apropriada, seja o IRS, a Administração da Previdência Social (SSA), ou ambos. Você pode facilmente procurar esses formulários no seu software de folha de pagamento sempre que precisar deles.

Registros de correspondência para transações durante reconciliações bancárias

Bookkeeping 101 ensina-nos a ter documentação para todas as transações comerciais. Domine o básico da contabilidade, fazendo da manutenção de registos parte da contabilidade da sua pequena empresa.

Conciliações bancárias ajudam as pequenas empresas a detectar erros e a compreender a sua posição financeira. É também o momento ideal para se certificar de que você tem registros para todas as transações comerciais.

Durante sua reconciliação bancária mensal, faça a correspondência de cada transação no seu software de contabilidade com um registro. À medida que você vai penteando suas transações comerciais, certifique-se de ter uma fatura, recibo ou contrato correspondente.

Se o seu software permitir, armazene seus registros comerciais no seu software de contabilidade. Intuit QuickBooks Online permite aos usuários anexar documentos a cada transação, para que qualquer pessoa que abra seus livros possa ver o registro associado.

Atacar registros diretamente nas transações comerciais em seu software de contabilidade. Fonte: Intuit.

Back up and secure your records

Vivemos numa época em que as violações de dados e os desastres naturais são desenfreados. Tome tempo para fazer backup e proteger seus registros para evitar catástrofes.

Registros armazenados em papel ou em um disco rígido devem ser copiados para pelo menos um outro local. Digitalize todos os documentos para preservar informações que possam ser perdidas, roubadas ou destruídas.

O armazenamento de registros em software baseado em nuvem diminui o risco de perdê-los, mas aumenta o risco de roubo. Seus registros empresariais incluem informações confidenciais, como números de Segurança Social (SSNs) de funcionários.

Ao armazenar registros empresariais on-line, proteja sua conta com uma senha única e forte e habilite autenticação de dois fatores.