A regra dos 2 minutos e porque deve gastar mais tempo a acertar as coisas fáceis

Se está interessado na produtividade pessoal, é mais do que provável que já tenha ouvido falar de Getting Things Done (GTD) – o sistema de produtividade concebido para mover cada tarefa, ideia e projecto que está actualmente na sua cabeça (onde são propensos a stressá-lo e a borbulhar quando está a tentar concentrar-se) para um sistema externo organizado.

Embora valha a pena mergulhar em todo o sistema GTD, ele contém uma estratégia muitas vezes negligenciada que pode melhorar maciçamente sua produtividade, foco e gerenciamento de tempo: A regra dos 2 minutos.

Qual é a regra dos 2 minutos de produtividade?

Para entender o poder da regra dos 2 minutos, primeiro precisamos entender como ela se encaixa no GTD.

Já escrevemos antes sobre o básico do sistema GTD, mas em resumo, o sistema se reduz a 5 passos:

1. Capturar. Escreva tudo o que você precisa fazer em um repositório central. Isto pode ser um pedaço de papel, Google Doc, ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
2. Esclarecer. Dividir cada tarefa em um próximo passo acionável. Em outras palavras, qual é a próxima coisa que você precisa fazer para se aproximar deste objetivo?
3. Organizar. Mova cada uma dessas tarefas acionáveis para uma lista específica:
   • Ação: Coisas a fazer a seguir:
   • Esperar por: Tarefas ou projetos que você delegou ou está esperando outras pessoas por
   • Projetos: Tarefas maiores que você divide em múltiplos próximos passos
   • Someday: Tarefas que você está interessado mas que são uma prioridade baixa neste momento
4. Refletir. Reserve um tempo para reavaliar suas prioridades e atualizar suas listas semanal ou diariamente.
5. Engaje-se. Comece a trabalhar na sua lista de Ações em ordem.

Existe muito mais no GTD do que apenas esses 5 passos. No entanto, o que queremos focar agora mesmo é no Passo 2. Durante o processo de clarificação, Allen sugere que “se leva menos de dois minutos, então faça-o agora”

Porquê?

Dois minutos é na maioria das vezes um número arbitrário. O que Allen está realmente sugerindo é que se o esforço para continuar lembrando de uma tarefa é mais do que apenas tirá-la do caminho agora, então faça-o.

Embora isto possa parecer uma afirmação óbvia, há um poder oculto nela.

O poder de acertar as pequenas coisas

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Além de lhe dar permissão para explodir através de e-mails ou apanhar recados, a regra dos 2 minutos também ajuda a desobstruir a sua mente.

Já sabemos que os seres humanos não podem multitarefas. E que nos leva mais de 23 minutos para nos concentrarmos depois de alternar entre as tarefas. Mas o que nós não pensamos o suficiente é sobre o que está realmente nos fazendo tentar multitarefa.

Pense na última vez que você se distraiu enquanto fazia um trabalho significativo. Interrupções à parte, foi muito provavelmente alguma tarefa pequena e aparentemente urgente que lhe veio à cabeça e desviou a sua atenção.

Em vez de se agarrar a todas estas tarefas potenciais que você precisa fazer em algum momento, você as tira do caminho para que você possa se concentrar mais no que importa.

Limpar itens vagos da sua lista de tarefas dá-lhe mais espaço mental para realmente se concentrar na tarefa em questão. Aprenda a sobrecarregar a sua produtividade com a regra dos 2 minutos. Clique em To Tweet

Mas mais do que apenas ajudá-lo a se concentrar, há alguns benefícios adicionais para terminar pequenas tarefas:

• Consertar coisas é fortalecer. Há uma razão para sentirmos tanta satisfação por fazermos tarefas simples. Segundo o consultor e autor John Brubaker, a nossa confiança aumenta ou diminui com base na nossa capacidade de fazer progressos. Quanto mais coisas fazemos, mais confiantes nos tornamos e mais nos vemos como “pessoas produtivas”
• Qualquer progresso cria impulso (e o seu humor): Não importa quão pequena seja a tarefa – quer respondendo um e-mail ou pesquisando como nomear um blog – os estudos mostraram que riscá-lo da sua lista de afazeres lhe dá um impulso e melhora o seu humor.
• Pequenos passos se transformam em hábitos: Quando uma tarefa é fácil de fazer e rapidamente concluída, é muito mais fácil transformá-la em um hábito. Como o autor de Hábitos Atómicos James Clear explica: “Quando se começa a fazer a coisa certa, é muito mais fácil continuar a fazê-lo”.

O que é difícil nas pequenas tarefas: E se você não sabe quanto tempo algo vai demorar a fazer?

Obviamente, isto é mais fácil do que parece. Os humanos são notoriamente maus em estimar quanto tempo uma tarefa levará para fazer mesmo que já tenhamos feito essa tarefa antes (psicólogos chamam isso de falácia de planejamento).

Quando você está tentando implementar a regra dos 2 minutos, você pode se encontrar gastando horas naquele e-mail “fácil” que você queria escrever. Enquanto isso é algo que você pode melhorar com o tempo, há algumas maneiras de ajudá-lo a estimar com mais precisão quanto tempo uma tarefa levará para ser feita.

Primeiro, você quer mudar sua mentalidade usando o que os psicólogos chamam de “Previsão de classe de referência”. Esta é basicamente uma palavra chique para mudar sua abordagem de “quanto tempo isso me levou no passado?” para “quanto tempo esse tipo de projeto leva pessoas como eu?”

Próximo, para se manter honesto, você pode usar uma ferramenta como o RescueTime para dizer exatamente onde seu tempo vai a cada dia.

As suas aplicações &Os relatórios dos sites no RescueTime podem até decompor o seu tempo digital pelos aplicativos específicos, sites e até mesmo nomes de documentos e janelas que você está usando (para que você possa ver quanto tempo você está gastando em projetos ou e-mails específicos).

(E não se esqueça das tarefas menores também. Nós já escrevemos antes sobre você pode identificar e trabalhar através de suas tarefas de “cauda longa”. Estas são as coisas em que você gasta apenas alguns minutos por dia/semana, mas que somam um grande pedaço de tempo quando agrupadas.)

3 coisas pequenas que você pode fazer agora mesmo para lhe dar mais espaço mental e foco

Fixar coisas pequenas é uma das melhores maneiras de clarear a sua mente, dar-lhe mais espaço para se concentrar, e até mesmo construir a sua confiança, ímpeto e humor.

Como o desenvolvedor da AirBnB Jonathan White nos disse:

“Quanto mais você olha para as pessoas mais produtivas, mais você percebe que elas não apenas trabalham duro, mas começam otimizando as pequenas coisas que fazem todos os dias.”

Aqui estão 3 pequenas coisas que você pode fazer agora mesmo para construir hábitos que lhe darão mais espaço e tempo a cada dia.

Responder ao “porquê” e “o quê” para cada uma das suas reuniões regulares

As reuniões são um dos “males necessários” da maioria dos locais de trabalho. Enquanto as intenções da reunião-estabelecedor são geralmente boas (ou seja, manter todos atualizados). Os resultados nem sempre correspondem ao esforço, tempo e energia que eles tiram.

Na verdade, de acordo com a Sociedade Britânica de Psicologia, as reuniões improdutivas são responsáveis por um prejuízo de 37 bilhões de dólares para as empresas americanas a cada ano. Felizmente, você pode ajudar a resolver o problema das reuniões improdutivas em menos de 2 minutos.

Aqui está como Michael Lopp, VP de Engenharia da Slack explica em seu blog. Primeiro, dê uma olhada no seu calendário e pergunte: “Qual o valor que está sendo criado por cada reunião?”

Em um segundo, você deve ser capaz de responder a essa pergunta. Se você não puder, há uma boa chance da reunião ser cancelada ou transformada em outra coisa (como um e-mail ou telefonema).

Próximo, para cada reunião, escreva três perguntas que você gostaria de obter resposta. Isto deve levar menos de um minuto e alcançar dois resultados importantes. Como Lopp explica:

“Primeiro, ele enquadra meus objetivos para esta reunião. O que é o melhor para mim e o que vou perguntar quando me for dada uma oportunidade?

“Segundo, se eu não conseguir fazer três perguntas, eu me pergunto: ‘Por que eu vou a esta reunião? As reuniões são um vírus. Elas infectam e multiplicam-se. Quanto mais tempo elas existem, mais provável é que os humanos esqueçam porque a reunião foi chamada.

“Se demorar mais de 30 segundos para pensar nas minhas três perguntas ou se eu não conseguir pensar em uma única pergunta que eu queira fazer, eu recuso a reunião com uma explicação clara.”

Definir o horário de expediente para interrupções, e-mails e conversas

Apenas como você pode usar a regra dos 2 minutos para realizar pequenas tarefas e liberar seu tempo e foco, uma rápida mudança de horário pode fazer o mesmo para reuniões, interrupções e distrações.

Quando pesquisamos centenas de usuários do RescueTime sobre interrupções no trabalho, descobrimos que 98% das pessoas não conseguem passar o dia sem serem interrompidas pelo menos algumas vezes (com 52% dizendo que são interrompidas frequentemente!)

No entanto, apenas 13% tinham sequer falado com um chefe ou colega de trabalho sobre este assunto.

Em vez de estar à mercê de interrupções inesperadas ou de reclamar delas sem uma solução, porque não tirar alguns minutos para reservar um tempo específico para eles a cada dia?

Pense nisto como o seu “horário de escritório” pessoal – horas durante o dia ou semana onde você está disponível para qualquer coisa que não seja o seu trabalho principal. Quando alguém lhe chega durante o dia com um pedido ou quer “conversar rapidamente sobre uma ideia”, envie-lhe um link para o seu horário de expediente.

Não só o poupará de lidar com interrupções inesperadas durante o dia, mas saberá exactamente como lidar com qualquer pedido que chegue sem que isso faça descarrilar o seu foco.

Limpe a sua secretária (e o seu ambiente de trabalho)

Somos incrivelmente influenciados pelo nosso ambiente. E enquanto poucas pessoas pensam em atualizar seu ambiente de trabalho como um hack de produtividade viável, algumas mudanças simples podem ter um impacto profundo na sua capacidade de focar e fazer as coisas.

Primeiro, considere sua localização física. De acordo com os neurocientistas da Universidade de Princeton, a desordem física em seu ambiente compete pela sua atenção e pode levar à diminuição do desempenho e ao aumento do estresse.

Isso não significa apenas limpar a sua mesa. Mas tendo em conta os lembretes que está a colocar na sua vista directa todos os dias. Existe uma pilha de livros com os quais você tem querido lidar? Ou notas adesivas para lembrá-lo de tarefas?

Como Michael Lopp escreve, levar alguns minutos para “consertar pequenas coisas quebradas” pode ajudá-lo no longo prazo.

“Há mais cinco pequenas coisas quebradas na minha mesa que – em menos de 10 minutos – eu poderia consertar. Essas são pequenas coisas quebradas que eu tenho observado e estressado por um mês, e em 10 minutos essa culpa composta é melhor. Esses 10 minutos tornaram a minha mesa mais alegre”

O mesmo conselho de desclassificação aplica-se também aos nossos dispositivos digitais:

• Quantas abas tem actualmente abertas no seu browser?
• E as ferramentas que você muda a cada dia?
• A sua área de trabalho e pasta de downloads está cheia até a borda?

Gaste alguns minutos para reduzir a sua desordem digital e focar o seu ambiente de trabalho. Se você precisar de ajuda, o RescueTime pode lhe dar uma imagem precisa das ferramentas que você usa a cada dia e do que está tirando sua atenção.

Você pode mudar sua vida (e sua produtividade) em 2 minutos

É fácil cair na armadilha de pensar que as pequenas coisas não importam. Mas nem todas as grandes mudanças na sua agenda diária ou no seu caminho precisam de ser um grande esforço. Na verdade, às vezes são as pequenas mudanças que têm um efeito profundo e de longo alcance na forma como trabalhamos e vivemos.

Pega alguns minutos e vê onde podes aplicar a regra dos 2 minutos à tua própria vida. Você vai se surpreender com a quantidade de tempo e energia mental que você pode economizar consertando continuamente pequenas coisas.