10 Truques para corrigir planilhas lentas do Excel (Speed-up Excel)

Se há uma coisa que nos une a todos, ela tem que ser a frustração de acompanhar uma planilha de Excel lenta.

Embora o impacto no desempenho possa ser insignificante quando há menos dados, ele se torna mais profundo à medida que você adiciona mais e mais dados/cálculos à pasta de trabalho.

9 em cada 10 vezes, um usuário do Excel reclamaria da lentidão das planilhas do Excel. E não há quase nada que você possa fazer sobre isso.

Bem, isso NÃO é completamente verdade.

Da forma como o Excel foi feito, ele fica lento com grandes conjuntos de dados. Entretanto, há muitos truques de aceleração que você pode usar para melhorar o desempenho de uma planilha do Excel lenta.

10 Dicas para lidar com planilhas lentas do Excel

Aqui estão 10 dicas para dar à sua planilha lenta do Excel um pouco mais de velocidade, e economizar algum tempo e frustração (clique para pular para aquela seção específica).

1. Funções voláteis ovóides (você deve).
2. Utilizar Colunas de Ajuda.
3. Fórmulas de matriz ovóide (se você puder).
4. Utilizar Formatação Condicional com Cuidado.
5. Utilizar Tabelas Excel e Faixas Nomeadas.
6. Converter Fórmulas Não Utilizadas para Valores.

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7. Manter Todos os Dados Referenciados em Uma Folha.
8. Evite Usar Linha/Coluna Inteira em Referências.
9. Utilizar Modo de Cálculo Manual.
10. Utilizar Técnicas de Fórmulas Mais Rápidas.

Evite Fórmulas Voláteis

Fórmulas Voláteis são chamadas assim por uma razão. Funções como NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET etc. recalcular cada vez que houver uma alteração na pasta de trabalho.

Por exemplo, se você usar a função NOW em uma célula, cada vez que houver uma alteração na planilha, a fórmula seria recalculada e o valor da célula seria atualizado.

Isso requer velocidade de processamento adicional e você acaba com uma pasta de trabalho excel lenta.

Como regra geral, evite fórmulas voláteis. E se você não conseguir, tente minimizar seu uso.

Use Helper Columns

Helper columns are one of the most under-rated design constructs in Excel. Eu tenho visto muitas pessoas se esquivando de criar colunas helper.

DON’T DO That.

O maior benefício de usar ‘Helper Columns’ é que pode ajudá-lo a evitar fórmulas de array.

Agora não me entenda mal. Eu não sou contra as fórmulas de array. Pelo contrário, acredito que estas podem ser incríveis em algumas situações. Mas quando você tenta fazer tudo isso com uma fórmula longa, isso afeta o desempenho da sua pasta de trabalho do Excel. Algumas fórmulas de array aqui e ali não devem prejudicar, mas caso você precise usá-las em muitos lugares, considere o uso de colunas helper.

Aqui estão alguns exemplos onde colunas helper são usadas:

• Automatically Sort Data in Alphabetical Order usando Formula.
• Dynamic Excel Filter – Extract Data as you Type.
• Criando Múltiplas Listas de Queda no Excel sem Repetição.

Fórmulas de Matrizes de Evitar

Fórmulas de Matrizes têm seus próprios méritos – mas velocidade não é uma dessas.

Como explicado acima, fórmulas de Matrizes podem ocupar muitos dados (referências de células), analisá-los e dar-lhe o resultado. Mas fazer isso leva tempo.

Se houver uma maneira de evitar fórmulas de array (como usar a coluna helper), sempre siga esse caminho.

Use Conditional Formatting with Caution

Eu amo absolutamente a formatação condicional. Ele faz com que os dados sejam tão bonitos. Em vez de fazer a comparação você mesmo, agora você pode simplesmente olhar para a cor ou ícone de uma célula e você saberia como ela se compara com outras.

Mas… aqui está o problema.

Nada muitos usuários do Excel sabem que a Formatação Condicional do Excel é volátil. Embora você possa não notar a diferença com conjuntos de dados pequenos, pode resultar em uma planilha de Excel lenta se aplicada em conjuntos de dados grandes, ou aplicada várias vezes.

Palavra de conselho – Use-a com cuidado.

Utilizar Tabelas do Excel e Intervalos de Nomeação

Tabela do Excel e Intervalos de Nomeação são duas características incríveis que seguram seus dados e tornam o referenciamento super fácil. Pode levar algum tempo para se acostumar, mas quando você começa a usá-la, a vida se torna fácil e rápida.

Na criação de painéis de controle de dados, é quase sempre uma boa idéia converter seus dados em uma Tabela do Excel.

Também tem a vantagem de tornar as suas fórmulas mais compreensíveis.

Por exemplo, o que é mais fácil de entender?

=Preço de Venda OU =SUM(A1:A10)-SUM(G1:G10)

Converta Fórmulas Não Utilizadas para Valores Estáticos

Isto é um não-cérebro. Quando você não precisar, não o guarde.

Lotes de fórmulas resultariam em uma pasta de trabalho lenta do Excel. E se você tem fórmulas que nem estão sendo usadas – você sabe a quem culpar. Como regra geral, se você não precisa de fórmulas, é melhor convertê-las em um valor estático (colando como valores).

Read More: How to quickly convert formulas to values.

Keep All Referenced Data in One Sheet

Isso pode nem sempre ser possível, mas se você puder fazer isso, eu garanto que sua planilha do Excel se tornaria mais rápida.

A lógica é simples – as fórmulas da sua planilha não precisam ir longe para obter os dados quando estão ao lado dela na mesma planilha.

Evite Usar a Linha/Coluna Inteira como Referência (A:A)

A única razão pela qual eu tenho esta na lista é que eu vejo muitas pessoas usando toda a referência de linha/coluna em fórmulas. Esta é uma má prática e deve ser evitada.

Embora você possa pensar que a linha/coluna tem apenas algumas células com dados, o Excel não pensa dessa forma. Quando você faz referência a uma linha/coluna inteira, o Excel age como um bom servidor e verifica de qualquer forma. Isso leva mais tempo para os cálculos.

9. Use o Modo de Cálculo Manual

Vou apenas repetir o que milhões de pessoas já disseram em vários fóruns e blogs. Usar o Cálculo Manual dá-lhe a flexibilidade de dizer ao Excel quando deve calcular, em vez de o Excel tomar as suas próprias decisões. Isto não é algo que acelera sua pasta de trabalho do Excel, mas se você tem uma planilha de Excel lenta, definitivamente economiza tempo ao não fazer o Excel recalcular repetidamente.

• Para mudar para o modo manual, vá para a guia Fórmula – > Opções de Cálculo – > Manual (pressione a tecla F9 para recalcular)

Utilizar Técnicas de Fórmulas Mais Rápidas

Excel dá a você muitas fórmulas e comandos de fórmula para fazer a mesma coisa. É melhor identificar e usar as mais rápidas.

Aqui estão alguns exemplos:

• Utilizar IFERROR em vez de IF e ISERROR combo (a menos que você esteja usando o Excel 2003 ou antes, que não tem IFERROR).
• Utilizar MAX(A1,0) em vez de IF(A1>0,A1,0) – Esta é uma dica legal que aprendi com o Sr. Excel, também conhecido como Bill Jelen. Sua pesquisa mostra que a opção MAX é 40% mais rápida do que a opção IF (e eu estou pronto para tomar este stat no seu valor facial).
• Use o combo INDEX/MATCH, ao invés de VLOOKUP – Isto pode levantar muitas sobrancelhas, mas a verdade é que não há como VLOOKUP ser mais rápido se você tiver 100’s de colunas de dados. O mundo está se movendo em direção ao INDEX/MATCH, e você deve fazer o deslocamento também.
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• Use – (duplo negativo) para converter TRUE’s e FALSE’s para 1’s e 0’s (em vez de multiplicá-lo por 1 ou adicionar 0 a ele). A melhoria da velocidade é perceptível em grandes conjuntos de dados.

Esta é uma lista exaustiva? Absolutamente NÃO. Estas são algumas boas que eu acho que vale a pena compartilhar como um ponto de partida. Se você está procurando dominar as técnicas de aceleração do Excel, há um bom trabalho feito por muitos especialistas em Excel.

Aqui estão algumas fontes que você pode achar úteis:

• 75 Dicas de aceleração do Chandoo (feitas de forma inteligente por crowdsourcing).
• Website de Modelos de Decisão.
• Mr. Excel Message Board (explore isto e você encontrará toneladas de dicas).

Tenho certeza que você também tem muitas dicas que podem ajudar a lidar com planilhas lentas do Excel. Compartilhe conosco aqui na seção de comentários.

Eu também tenho um pedido. A dor de trabalhar com uma planilha do slow excel é algo que muitos de nós experimentamos diariamente. Se você achar estas técnicas úteis, compartilhe-as com outros. Acalme sua dor, e ganhe alguma bondade 🙂

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