10 insights para implementar sistemas de informação de gestão de EHS com sucesso

Na preparação para o nosso próximo Fórum Anual de Pensamento de Sistemas de Informação de Gestão de Ambiente, Saúde e Segurança, reflectimos sobre os insights do programa do ano passado. As melhores mentes e empresas líderes que usam EHS MIS se reuniram para compartilhar as melhores práticas, explorar desafios comuns e abordar as lições aprendidas. Ficou claro que esses insights focaram principalmente em pessoas e processos, ao invés do software, para implementar sistemas de informação de gestão com sucesso e levar sua organização para o próximo nível de desempenho orientado à informação.

Gostaríamos de compartilhar nossas 10 principais lições aprendidas do fórum de 2017 para qualquer pessoa que planeje ou lidere programas de MIS empresarial em EHS, sustentabilidade, qualidade ou risco.

Top Ten Lessons Learned

1. Considere o quadro geral.

Conheça você mesmo onde sua organização estará dentro de dez anos, e permita que essas respostas ajudem a conduzir seu programa. Os sistemas são implantados pela única razão de se atingir os objetivos do negócio. A clareza sobre esses objetivos irá impulsionar o processo. Mantenha-se ligado às unidades e divisões de negócio para assegurar o alinhamento com esses objectivos.

2. Expandir a sua rede.

Fale com outros na sua indústria ou grupo de colegas sobre produtos, soluções e fornecedores que trabalharam para eles – e aqueles que não trabalharam para eles. Entretanto, é importante lembrar que só porque um produto, sistema ou fornecedor funcionou bem ou mal para um de seus pares, isso não significa que o mesmo acontecerá com a sua implementação. Entenda a raiz das lutas de seus pares em sua jornada, já que todas as implementações são diferentes.

3. Mirar para melhorar antes da substituição.

Lições aprendidas e pontuação interna podem ser úteis ao considerar opções de soluções. Estreitar o campo das soluções antes de continuar com os diálogos usando uma abordagem orientada por dados. Comece com uma “lista de desejos” da empresa para melhorias e mudanças no sistema existente antes de considerar a substituição total – isto reduz a ansiedade e melhora o gerenciamento de mudanças. Este processo de formação de uma lista de desejos é muitas vezes chamado de análise de lacunas. Considere múltiplas soluções ao invés de uma grande e complexa solução que pode deixar alguns problemas para trás.

4. Documentar sua jornada.

Documentar boa documentação – idealmente criada por proprietários de processos e especialistas no assunto – ao longo do processo de implementação fornece histórico e contexto para o caminho. Estas notas permitem a transparência em todos os grupos de interessados, a melhoria contínua ao longo do processo e depois, e o desenvolvimento de lições aprendidas e estratégias de gestão da mudança.

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5. Lider corajosamente.

Líderes fortes devem levantar barreiras e tomar as decisões difíceis mas necessárias. Líderes desempenham um papel crítico na formação da cultura através de palavras faladas e não ditas. A ausência de uma liderança forte é o preditor número um de falhas do programa do sistema.

6. Ser ágil.

Utilizar um método ágil – realizar revisões de configuração cedo e frequentemente para identificar áreas que requerem configuração e personalização do cliente – poupa tempo e esforço do início ao fim. A maioria das empresas tem necessidades similares a partir do seu software EHS MIS, e a maioria das opções comerciais fora do mercado atendem às necessidades básicas “fora da caixa”, o que permite a fácil personalização do cliente como uma extensão da funcionalidade padrão.

7. Fazer uso de histórias de usuários.

Como parte de um processo “ágil” de configuração de um sistema EHS, adquirir histórias de usuários – ao invés de requisitos técnicos do sistema – permite à equipe do projeto identificar necessidades e linhas de base. Uma vez que as histórias de usuários tenham sido desenvolvidas, a equipe deve classificar as histórias por prioridade, perguntando: “Quais histórias são mais críticas? Quais histórias são atendidas e não atendidas pelos sistemas atuais? Como os processos atuais podem ser simplificados com o novo sistema?”

8. Dê uma nova olhada nos seus processos e dados.

Aponte para dados flexíveis para alinhar o seu sistema com os seus processos existentes. Considere formas de simplificar os processos e reduzir as entradas, avaliando as saídas necessárias – se os dados não aparecem nos relatórios, por que eles estão sendo capturados? Muito tempo e dinheiro é gasto coletando, gerenciando e integrando dados que nunca são usados.

9. Implementar uma forte governança do programa.

Uma forte governança do programa define papéis e responsabilidades que são cruciais em equipes inter-organizacionais. O propósito de um programa de governança é descrever as funções e responsabilidades específicas da gestão do programa e de seus stakeholders, focando principalmente no nível de autoridade e nas estruturas de tomada de decisão. Ele freqüentemente inclui:

• Monitorar os resultados do programa e assegurar que as boas práticas aceitas sejam seguidas.
• Monitorar medidas que focalizam o alinhamento estratégico; avaliação de investimentos; monitoramento e controle de oportunidades e ameaças de risco aceitáveis para a organização; e assegurar que os benefícios esperados estejam de acordo com o plano de negócios original.

Identificar super usuários funcionais ajuda o processo de gerenciamento de mudanças, tendo “evangelistas” locais, internos e confiáveis do novo sistema. Este empowerment é crítico para a adoção do usuário.